Small Business Success Story: Marks Group hilft KMUs, die Cloud zu erreichen

Wenn Sie ein Inhaber eines kleinen Unternehmens sind, verwenden Sie wahrscheinlich Computer und all diese technischen Dinge, um Ihr Unternehmen zu führen. Möglicherweise verwenden Sie Technologie jedoch noch auf altmodische Art und Weise, wie dies kleine Unternehmen im Jahr 2010 getan haben.

Sie haben wahrscheinlich PCs im Büro, Server in einem Hinterzimmer, die sie mit einem Netzwerk verbinden, und andere Geräte, in denen Sie all Ihre Daten speichern. Die von Ihnen verwendete Software wurde wahrscheinlich in einer eingeschweißten Verpackung geliefert und Sie haben einen IT-Experten mit der Installation und dem Betrieb Ihres Netzwerks beauftragt.

Ja, das ist alt.

Das war so ziemlich das, was ein Heizungs- und Kühlungsunternehmen in Pennsylvania hatte und was es schließlich hinterlassen hat, dank eines kleinen Unternehmens namens Marks Group, mit dessen Hilfe andere Kleinunternehmen die Technologie des 21. Jahrhunderts einführen können.

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Die Wolke, definiert

Sie mögen wie die meisten kleinen Unternehmen in dem Land sein, die noch nicht in die Cloud gegangen sind. Diese Cloud bezieht sich auf das System, in dem die Benutzer über ein webbasiertes Netzwerk auf die Rechenleistung zugreifen, anstatt alles im Büro einrichten zu müssen.

In der Cloud werden die meisten Ihrer Kleinunternehmensaufgaben - das Verwalten Ihrer Bücher, das Nachverfolgen des Inventars und die Gewährleistung der Zufriedenheit Ihrer Kunden - online erledigt. Sie müssen keine eigenen Server und anderes Equipment kaufen und müssen in manchen Fällen kein IT-Personal einstellen, um Ihr Netzwerk zu betreiben. Jemand anderes wird das für Sie tun.

In der Vergangenheit wurde dies als Utility Computing bezeichnet, da es die Rechenleistung praktisch zu einem Dienstprogramm wie Wasser oder Strom macht.

Anstatt für eine Softwareanwendung im Voraus zu bezahlen, zahlen Sie normalerweise eine monatliche Abonnementgebühr, die auf der Anzahl der Benutzer basiert. Anstatt alle Ihre Daten im Büro zu haben, werden Ihre Daten in einem anderen Rechenzentrum gespeichert, vielleicht sogar hunderte von Kilometern von Ihrem Standort entfernt.

Mehr als die Hälfte oder 57% der kleinen Unternehmen in den Vereinigten Staaten setzen keine Cloud-Technologien ein, im Vergleich zu 43%, die dies tun, heißt es in einem Bericht der National Small Business Association aus dem Jahr 2013. Aber noch eine weitere bemerkenswerte Statistik: Noch vor fünf Jahren, im Jahr 2010, haben nur 5% der kleinen Unternehmen ihre Technologie über die Cloud abgewickelt.

Schnelle Einsparungen

Zu den neuen Cloud-Computing-Konvertern zählt Oliver Heating & Cooling, ein 44-jähriges Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitern in Morton, Pennsylvania.

Das Unternehmen wandte sich kürzlich an die Marks Group, ein kleines Unternehmen mit Sitz in der Nähe von Philadelphia, das 10 Mitarbeiter beschäftigt und das Unternehmen dabei hilft, effizienter zu arbeiten, indem es neue Informationstechnologien, einschließlich Cloud-basierter Systeme, nutzt.

Laut Oliver Whitmire, dem IT-Direktor des Unternehmens, kämpfte Oliver mit "veralteter Software", um die Kunden im Auge zu behalten.

"Wir hatten Probleme, Leads und Verkäufe zu verfolgen", erklärt er Investmentmatome. „Wir hatten Schwierigkeiten, alle Informationen zusammenzustellen. Es war extrem schwierig, alle Berichte zu bekommen. “

Die Marks Group half bei der Migration von Olivers System zu Microsoft Dynamics. Das Unternehmen entschied sich für die Cloud-basierte Version. Es kostete ungefähr 20.000 Dollar, einschließlich der Gebühren für die Marks Group.

Das Unternehmen erzielte fast sofort Einsparungen. In der Vergangenheit musste Oliver für Lizenzen bis zu 15.000 USD und für jedes Update bis zu 2.000 USD zahlen. Mit dem Cloud-basierten System zahlt Oliver eine monatliche Gebühr von 65 USD pro Benutzer oder rund 950 USD pro Monat.

Sie sparen auch, indem sie keine Hardware kaufen müssen. Oliver gab alle fünf bis sieben Jahre etwa 137.000 US-Dollar aus, um neue Server zu kaufen, was pro Jahr etwa 30.000 US-Dollar entspricht.

"Wir sind jetzt vor dem Spiel, weil wir nicht 30.000 US-Dollar pro Jahr für Server ausgeben", sagt Whitmire.

Es gibt auch die Bequemlichkeit und Effizienz durch das neue Customer Relationship Management oder CRM-System.

"Es lohnt sich", sagt er. „Es sind Live-Informationen, und Sie können einen Drilldown durchführen. Sie wissen, wie Führungskräfte diese Dashboards mögen. Sie können alles live sehen. Es gibt ihnen ein warmes, unscharfes Gefühl. “

Eintritt ins 21. Jahrhundert

Das ist eine gute Nachricht für Gene Marks, den Inhaber der Marks Group, der auch eine beliebte Kolumne über kleine Unternehmen für die Washington Post, Forbes, die Huffington Post und das Entrepreneur-Magazin schreibt.

Nach seiner eigenen groben Erfahrung mit Unternehmenssoftware wurde er zum Evangelisten für Cloud Computing.

Er gründete die Marks Group im Jahr 1994 mit seinem Vater, der, wie er sagte, "die schlechteste Buchhaltungssoftware der Welt verkaufte, eine Anwendung, die er selbst entwickelt hatte und die es nie zur Hauptzeit geschafft hatte."

"Nach sechs turbulenten Jahren passierte etwas Großartiges: das Jahr 2000, das seine Software im Wesentlichen deaktiviert hat", sagt er und verweist auf die so genannte Y2K-Krise, mit der Computersysteme auf der ganzen Welt konfrontiert waren.

So wechselte das Unternehmen seine Strategie und begann mit dem Verkauf weiterer Softwareprodukte und Support-Services.Die Marks Group bietet jetzt sowohl Cloud-basierte als auch On-Premise-Geschäftsanwendungen für eine Reihe von Aufgaben an, von der Verwaltung der Kundenbeziehungen über die Überwachung des Inventars bis hin zur Überwachung der Finanzen.

Marks nennt fünf Hauptaufgaben, die kleine Unternehmen in der Cloud erledigen könnten:

1. Sie können Ihre Kundenkonten mithilfe von "Customer Relations Management" oder CRM-Programmen wie Zoho.com führen.
2. Sie können Ihre Finanzen und Transaktionen mit einem Programm wie Xero.com verwalten.
3. Mit Anwendungen wie Microsoft Office Live 365 können Sie Ihren Mitarbeitern die Zusammenarbeit und Koordination von Geschäftsvorgängen erleichtern.
4. Sie können die Verwaltung von Projekten mit einem Programm wie Basecamp erleichtern.
5. Sie können die Kommunikation innerhalb des Unternehmens schneller und effizienter gestalten. Marks zitiert die beliebte Kommunikations-App Slack.

Der erfahrene Technologieanalyst Roger Kay von Endpoint Technologies Associates sagt: „Kleine Unternehmen können die Cloud definitiv nutzen, zumal ihre Optionen stetig wachsen. "In Bezug auf Cloud ist für jeden etwas dabei", erklärt er Investmentmatome.

Nun ist die Cloud nicht immer leicht an kleine Unternehmen zu verkaufen. Marks zitiert drei häufig gestellte Fragen.

"Warum bezahle ich monatlich, bevor ich nur einmal bezahlt habe?"

"Dazu erkläre ich, dass sie sich nicht länger mit der jährlichen Wartung, Hardware, Upgrades, Backups und dem Zugriff befassen müssen", erklärt er Investmentmatome. "Dies senkt ihre Betriebskosten."

"Woher weiß ich, dass meine Daten sicher sind?"

"Dazu frage ich, ob sie wirklich denken, dass ihre eigene innere Sicherheit tatsächlich besser ist als Microsoft, Salesforce oder andere große Cloud-Anbieter", sagt er. "Das Geschäftsmodell dieser Unternehmen hängt von der besten Sicherheit ab, und obwohl niemand zu 100% sicher ist, stehen ihnen sicherlich bessere Ressourcen zur Verfügung."

"Woher weiß ich, dass diese Cloud-Anbieter in der Nähe sind und was passiert mit meinen Daten, wenn dies nicht der Fall ist?"

Marks antwortet: „Selbst wenn ein Cloud-Anbieter Probleme hat, ist es sehr wahrscheinlich, dass seine Kunden von jemand anderem gekauft werden.“ In der Business-Software-Branche werden Anbieter von anderen Unternehmen erworben der Kundenstamm der erworbenen Firma.

Kay von Endpoint Technologies Associates sagt auch, dass Sicherheit und Bequemlichkeit die Hauptgründe dafür sind, warum kleine Unternehmen Cloud Computing nutzen sollten.

"Ich würde nicht den Wert der Kosteneinsparungen messen, sondern den Versicherungswert, wenn man als Unternehmen keine Daten verliert, was katastrophal sein kann", sagt er.

„Ich kannte einen Mann, der sein Notizbuch mit all seinen Sachen verloren hatte, und er hatte es nie gesichert. Es brachte ihn buchstäblich aus dem Geschäft. Es ist auch von geringem Wert, dass Sie von anderen Maschinen auf Ihre Dateien zugreifen können. Ich war dafür bekannt, eine Datei über einen Viewer auf meinem Telefon nachzuschauen, wenn ich keinen Computer dabei hatte."

Cloud-Komfort

Das Streben nach Bequemlichkeit brachte auch ein anderes kleines Unternehmen dazu, sich an die Marks Group zu wenden. Thompson Mahogany ist ein 172 Jahre altes Holzunternehmen mit Sitz in Philadelphia.

General Manager Andrew Nuffer sagte, das Unternehmen wolle ein System loswerden, das er als "träge" bezeichnet. Seine Hauptfrage an die Marks Group lautete: "Hey, gibt es eine Möglichkeit, auf die meine Leute [unser System] zugreifen können? iPads oder Smartphones, damit sie nicht ins Büro zurückkehren müssen, um ihre Informationen in unser CRM einzugeben?"

Ja, es war. Mit der Hilfe der Marks Group wurde Thompson Mahogany zu einem weiteren Cloud-Computing-Konverter.

"Auf lange Sicht lohnt es sich", sagt Nuffer zu Investmentmatome. Das neue System habe ihm und seinen Mitarbeitern das Leben leichter gemacht, fügt er hinzu. „Wir können einfach zum Straßenrand fahren und etwas nachschlagen. Wir können mehr Arbeit erledigen."

Aber Nuffer, dessen Firma 1843 gegründet wurde, sagt, er habe immer noch Bedenken, die Cloud völlig zu umarmen. Das Unternehmen verfügt noch über On-Premise-Systeme für einige wichtige Aufgaben, wie z. B. die Bestandsverwaltung.

Nuffer sagte, das Unternehmen erwäge nicht, diese in die Cloud zu verlagern. „Zu viele Geschäftsgeheimnisse“, sagt er, fügt jedoch hinzu: „Aber wer weiß. Das kann sich in den nächsten 10 Jahren ändern. Wenn Sie mir vor zehn Jahren gesagt hätten, dass ich alles auf einem iPhone erledigen könnte, hätte ich Sie ausgelacht."

"Dies ist unser erster Schritt in diese Welt", sagt er. „Vielleicht gehen wir noch weiter. Ich weiß es nicht."

Weitere kleine Unternehmen werden sich wahrscheinlich weiterhin in der Cloud befinden, spekuliert Gene Marks.

„Der wahre Grund? Kleinunternehmer werden bald keine Wahl mehr haben “, sagt er. „Softwareunternehmen investieren den Großteil ihrer Forschungs- und Entwicklungsarbeiten in Cloud-basierte Anwendungen. Infrastrukturunternehmen beschleunigen und greifen schneller zu. Für Softwareunternehmen ist das Geschäftsmodell viel besser, ein konsistenter, vorhersagbarer Ertragsstrom und mehr Kontrolle über die Supportkosten. Kleine Unternehmen werden dorthin getrieben, ob es nun so ist oder nicht. Jetzt ist es an der Zeit, damit umzugehen."

Weitere Informationen zu Cloud-basierten Geschäftsanwendungen finden Sie in einem Investmentmatome-Artikel über 20 Apps für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Marks Group bietet auch eine Videoseite zu den verschiedenen Cloud-Anwendungen für kleine Unternehmen.

Benjamin Pimentel ist ein Mitarbeiter von Investmentmatome. Folge ihm auf Twitter @benpimentel , auf Google+ und weiter LinkedIn.

Weitere Informationen zum Starten und Führen eines Unternehmens finden Sie unter Unser Site Small Business Guide . Kostenlose, personalisierte Antworten auf Fragen zur Gründung und Finanzierung Ihres Unternehmens finden Sie im Kleinunternehmen Abschnitt von Investmentmatomes Ask a Advisor-Seite.

Foto von Gene Marks mit freundlicher Genehmigung der Marks Group.