So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor der Steuererklärung vor |

Business-Steuern können für neue s schwierig sein. In diesem Artikel teile ich intelligentere und schnellere Möglichkeiten, Ihre Ausgaben zu erfassen und Ihre Einnahmen und andere wichtige Dokumente für Ihre Steuern zu verfolgen. Jeder dieser Tipps ist einfach zu implementieren und sollte dazu beitragen, die Steuerzeit zu einem Kinderspiel zu machen!

Tipp # 1: Verwenden Sie Buchhaltungssoftware, um Geschäftsausgaben im Auge zu behalten

Eines der Dinge, mit denen viele Kleinunternehmer kämpfen, bleibt bestehen das Beste ihrer Buchhaltung während des ganzen Jahres. Wenn Sie keine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero verwenden, stellen Sie sich selbst auf Fehler Steuerzeit ein.

Ich bin ein CPA und glaube es oder nicht, ich benutze QuickBooks, um meine Bücher zu machen und mich für die Steuerjahreszeit vorzubereiten. Dies macht es so viel einfacher und gewährleistet, dass Sie genaue Aufzeichnungen über Ihre Einnahmen und Ausgaben. Wenn Sie sich bei Ihren Büchern immer im "Aufholmodus" befinden, müssen Sie in Buchhaltungssoftware investieren.

Tipp # 2: Verwenden Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware Ausgabenkategorien

Spesenkategorien sind nur ein Weg um Käufe zu gruppieren, die Sie für Ihr Geschäft machen. Zum Beispiel sind Bürobedarf, Restaurants und Benzin Kostenkategorien. Sie können Ihnen dabei helfen, die Ausgaben der Lieferanten besser zu verfolgen, als jeden einzelnen Anbieter für alltägliche Einkäufe einzurichten.

Der Grund dafür ist, dass Sie Ausgaben schneller erfassen können. Dadurch sparen Sie Zeit und Sie können nur die wichtigsten Informationen für Steuerzwecke verfolgen.

Lassen Sie uns durch ein Szenario gehen, um zu sehen, wie dies funktionieren würde:

Als Geschäftsinhaber kaufen Sie wahrscheinlich Bürobedarf für Ihr Geschäft. Hoffentlich bist du nicht wie ein Kind in einem Süßwarenladen, der all die glänzenden neuen Stifte und Hefte in den Regalen betrachtet. Sehr wahrscheinlich werden Sie nur benötigtes Bürobedarf von einem Bürobedarf wie Office Depot oder Staples kaufen, aber Sie können auch Bürobedarf von anderen Orten wie Costco oder Target kaufen.

Wenn Sie bereit sind, diese Einkäufe in Ihrem zu registrieren Accounting-Software, richten Sie es wie folgt ein:

• Erstellen Sie nicht vier Anbieter in QuickBooks (oder Ihrer QuickBooks-Alternative) für Office-Depot, Staples, Costco und Target. Legen Sie
• fest Kreditor "Bürobedarfskauf" oder "Bürobedarf" genannt und alle Bürobedarfsverkäufe dem Lieferanten "Bürobedarf" zugeordnet. In der folgenden Tabelle finden Sie einige Beispiele für alltägliche Einkäufe, für die Sie Kategorien einrichten können anstelle von Verkäufern.

Die meisten Geschäftsinhaber

müssen nicht verfolgen, wie viel Geld sie bei jedem Anbieter ausgeben, den sie alltägliche Artikel wie Bürobedarf, Benzin und Kundenessen kaufen. Glauben Sie es oder nicht, die IRS erfordert nicht, dass Sie Ihre Ausgaben so entweder verfolgen. Darüber hinaus werden die wichtigsten Abschlüsse, die Sie verwenden, um den Zustand Ihres Unternehmens wie die Gewinn- und Verlustrechnung zu bestimmen, Ausgaben Kategorien wie "Bürobedarf" und nicht die spezifischen Anbieter, die Sie gekauft haben; Dies ist ein weiterer Grund, warum Sie Ihre Ausgaben nicht nach Kreditor verfolgen müssen.

Ich bin Nebenfachbuchhalter und lehre QuickBooks. Als ich dieses Konzept in einer meiner Klassen erklärte, schoss eine Hand sofort hoch. Zuerst dachte ich, der Student würde versuchen, mich herauszufordern, ob das IRS tatsächlich verlangt, dass du deine Ausgaben auf diese Art und Weise aufspürst - kannst du sagen, dass dies oft passiert?

Wie sich herausstellte, war der Student jedoch der Franchise-Besitzer eines lokalen H & R Block Office. Er unterstützte meinen Anspruch zu 100 Prozent. Er sagte der Klasse, dass er bei der Erstellung von Steuererklärungen für Geschäftsinhaber oft Tipps wie diesen teilt. Er fuhr fort zu sagen, dass am Ende des Tages, wenn die IRS diese Detailgenauigkeit will, Sie immer die Quittung produzieren können.

Glücklicherweise habe ich eine großartige Lösung für Sie, die die Quittungen loswird, die Sie in das Handschuhfach Ihres Autos und die geliebte Schuhschachtel gesteckt haben, also lesen Sie weiter!

Tipp # 3: Verwenden Sie jährliche Kreditkartenzusammenfassungen

Zunächst sollte jeder Inhaber eines Kleinunternehmens ein separates Geschäftskonto einrichten (dh

nie für persönliche Ausgaben), so dass Sie steuerpflichtige und / oder abzugsfähige Einnahmen und Ausgaben leicht identifizieren können. Wenn Sie dies nicht tun, wird es schwierig sein, legitime Geschäftsausgaben im Auge zu behalten, die für Steuerabzüge in Frage kommen, im Gegensatz zu persönlichen Ausgaben, die nicht steuerbar sind.

Wenn Sie geschäftliche und persönliche Ausgaben in der Gleiches Bankkonto, müssen Sie Ihre Kontoauszüge durchlaufen und nur die Ausgaben für Ihr Unternehmen in Ihrer Buchhaltungssoftware enthalten. Dieser manuelle Prozess der Trennung von persönlichen und geschäftlichen Ausgaben ist so mühsam, dass ich verspreche, dass Sie bereit sind, zur nächsten Bank zu rennen, um das Geschäftskonto einzurichten, um das nächste Steuerjahr zu vermeiden!

Bevor Sie es wissen, Der 15. April wird hier sein. Wenn Sie jedes Jahr Steuerzeit schleicht, lesen Sie diese vier Tipps zur Steuerplanung, die jedes kleine Unternehmen umsetzen sollte. Jedoch, wenn Sie sich hinter mit der Eingabe Ihrer Ausgaben in Ihre Buchhaltungssoftware finden, eine Möglichkeit, diese Ausgaben schnell zu erhalten ist, verwenden Sie die jährliche Zusammenfassung, die Kreditkartenunternehmen bieten Anfang Januar.

Dieser Bericht ist großartig, weil Es fasst alle Ihre Einkäufe nach Spesenart zusammen. Sie können diese Nummern verwenden, um Ihre Gesamtausgaben für jede Kategorie zusammenzufassen. Im Folgenden finden Sie eine Momentaufnahme, wie sie im Allgemeinen aussehen wird.

Wie Sie sehen werden, werden die meisten Kategorien denen ähneln, die Sie bereits in Ihrer Buchhaltungssoftware eingerichtet haben:

Ein Nachteil bei der Verwendung einer zusammengefassten Anweisung So können Sie das genaue Kaufdatum nicht eingeben. Im großen Rahmen der Dinge ist das eine Kleinigkeit, aber es ist nicht etwas, woran man sich gewöhnen sollte. Denken Sie daran, dies ist eine kurzfristige Lösung, so dass Sie Ihre Ausgaben aufgezeichnet, Finanzberichte erstellen und diese Steuern rechtzeitig einreichen können! Wenn Sie das Anlagevermögen im Laufe des Jahres kaufen, ist es wichtig, das spezifische Kaufdatum zu haben, da es eine Schlüsselkomponente bei der Berechnung der steuerlich absetzbaren Abschreibungen ist.

Tipp # 4: Gehen Sie papierlos

Ich werde sei der Erste, der zugibt, dass das Konzept des "Papierlosen" immer gut klingt, dass ich mich aber schwer anfassen ließ. Als Buchhalter bin ich ein großer Befürworter der Dokumentation. Wie es in meinem juristischen Lieblingsdrama "Law & Order" heißt: "Es geht darum, was man beweisen kann." Das scheint auch das Motto der IRS zu sein.

Mit der heutigen Technologie ist es viel einfacher, elektronische Kopien von Belegen zu erstellen andere finanzielle Dokumente, die Sie früher in einem physischen Aktenschrank aufbewahren mussten. Es ist Zeit, diese staubigen Aktenschränke loszuwerden, die Platz beanspruchen und zu einem elektronischen Ablagesystem migrieren. Es ist viel einfacher, nach Dokumenten zu suchen, die auf Ihrem Computer (oder in der Cloud) gespeichert sind, als nach Dateiordnern.

Aber wie organisieren Sie all diese Dateien? Nun, du stellst große Fragen. Ich empfehle, dass Sie ein Online-Cloud-Speichersystem wie Dropbox verwenden. Sie können einen Ordner für das Jahr (2017) und dann einen Unterordner für jede Ausgabenkategorie (z. B. Büroartikel, Mahlzeiten, Kraftstoff) erstellen. Laden Sie die App auf Ihr mobiles Gerät herunter, damit Sie während Ihrer Abwesenheit bequem Quittungen einscannen, in den richtigen Ordner speichern und den Papierbeleg werfen können! Keine weiteren Quittungen in Ihrem Handschuhfach oder Ihrer Brieftasche, um später damit fertig zu werden.

Wenn Sie nicht überzeugt sind, können Sie kleine Schritte machen, indem Sie in einem Bereich beginnen, aber ich verspreche Ihnen, sobald Sie das "papierlose" Konzept umsetzen wird nicht in der Lage sein, diese Aktenschränke schnell genug loszuwerden. Im Folgenden finden Sie einige Strategien, die Sie implementieren können, um zum "papierlosen" Modell zu gelangen:

Belege scannen

Das Löschen von Quittungen ist einer der häufigsten Fehler von Kleinunternehmen. Verpassen Sie keinen Steuerabzug, weil Sie die Quittung los sind. Es gibt verschiedene Apps auf dem Markt, mit denen Sie Belege scannen können. Neat und Shoeboxed sind beide großartige Apps, die in eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero integriert werden, so dass Sie die Dateneingabe vollständig eliminieren können!

Rechnungen von Lieferanten herunterladen

Heutzutage bieten die meisten Anbieter Ihnen die Möglichkeit, Ihre Rechnungen zu erhalten per E-Mail oder können Sie sie direkt von ihrer Website herunterladen. Ich empfehle Ihnen, Ihre Rechnungen nicht mehr physisch an Sie zu senden und stattdessen mit dem Herunterladen Ihrer Rechnungen zu beginnen. Auf diese Weise sparen Sie Zeit, da Sie sie nicht zuerst scannen müssen. Sie können die Rechnung einfach in Ihrem elektronischen Ordner speichern oder in wenigen Minuten in Ihre Buchhaltungssoftware hochladen.

Bonus: Wenn Sie Xero verwenden, haben Sie eine coole Funktion namens "Side-by-Side-Dateien". Dadurch können Sie Ihre Lieferantenrechnungen in die Software hochladen, so dass Sie die Informationen direkt vor sich haben können, wenn Sie diesen Scheck schreiben möchten.

PDF-Belege erhalten

Heutzutage ziehen immer mehr Einzelhändler vom Papier weg Quittungen und bietet Ihnen die Möglichkeit, Text oder eine E-Mail mit Ihrer Quittung zu erhalten. Ich empfehle, dass Sie mit der E-Mail-Empfangsbestätigung gehen, da es sich normalerweise um ein herunterladbares PDF-Dokument handelt, während der SMS-Empfang dies nicht sein kann. Sie können einen PDF-Beleg einfach in weniger als einer Minute in einen elektronischen Ordner ziehen und dort ablegen.

Laden Sie alle Bank- oder Kreditkartenabrechnungen herunter

Für die meisten von Ihnen, die Online-Banking wie ich betreiben, ist dieser wahrscheinlich ein Nein. Spaßmacher. Wenn Sie jedoch weiterhin Papierbank- oder Kartenauszüge erhalten, sollten Sie das Kabel so schnell wie möglich abschneiden. Dies ist einer dieser Bereiche, in denen Sie Ihre Chancen auf Identitätsdiebstahl minimieren können.

Ob Sie es glauben oder nicht, es gibt Leute da draußen, die die Identität von Menschen stehlen, indem sie einfach ihre Post öffnen. Ich erhalte keine Dokumente mit Finanzinformationen wie Bank- oder Kreditkartenabrechnungen oder 401k oder andere Anlageinformationen per Post.

Die Quintessenz

Ob Sie es glauben oder nicht, die Steuerzeit kann tatsächlich ein Kinderspiel sein. Der Schlüssel zum Erreichen dieses Ziels ist ein System, das für Sie arbeitet und sich daran hält. Legen Sie zunächst in der ersten Woche jedes Monats einige Stunden ab, um sicherzustellen, dass Sie alle Rechnungen und Rechnungen des vorherigen Monats gescannt und archiviert haben. Schließen Sie gleichzeitig den Abstimmungsprozess in Ihrer Buchhaltungssoftware für alle Bank- oder Kreditkartenkonten ab, um sicherzustellen, dass Ihre Bank- oder Kreditkartenbilanzen und Ihre Bücher übereinstimmen.

Vergessen Sie nicht, diesen Kalender als wiederkehrendes "Meeting" zu verwenden mit deinen Büchern. "Versuchen Sie, einen allgemein leichten Arbeitsalltag zu wählen, und einen, der Sie neigen, in einer ziemlich guten Stimmung zu sein, (dh ein Freitag oder Samstagmorgen). Wenn Sie bereit sind, die Arbeit das ganze Jahr über zu erledigen, wird der irrsinnige Schlag zum 15. April der Vergangenheit angehören.

Um mehr über Steuerzeiten zu erfahren, sollten Sie sich 4 Dinge ansehen, die jedes kleine Unternehmen wissen sollte Über Steuern.