So richten Sie die Abrechnung als neuen Arbeitgeber ein

Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, sind Sie für die Einstellung von Mitarbeitern zuständig. Erstklassige Mitarbeiter können Ihnen dabei helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren, innovative Ideen hinzuzufügen und Ihr Geschäft auszubauen. Bevor Sie sich Gedanken über eine Kandidaten-Sourcing-Strategie machen oder Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ein wenig Verständnis für die Gehaltsabrechnung haben.

Die meisten Geschäftsinhaber sind Experten in ihrer Branche, nicht Lohn- und Gehaltsabrechnung. Einrichten und Ausführen der Gehaltsabrechnung kann überwältigend erscheinen, aber sobald Sie zusätzliche Hände haben, um Ihr Geschäft zu führen, wird es alles wert sein.

Lesen Sie weiter, um Ihre Arbeitgeber Verantwortlichkeiten zu lernen, wie die Lohnliste einrichten und Steuern von Arbeitnehmer einbehalten Lohn. Bei Patriot Software sind wir Gehaltsabrechnungsexperten, also schauen Sie sich die Links in diesem Artikel an, um ausführlichere Informationen zu den verschiedenen Aspekten der Personalabrechnung zu erhalten.

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So richten Sie die Abrechnung ein

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter einstellen möchten, müssen Sie zunächst die Abrechnung einrichten. Um die Gehaltsabrechnung auszuführen, müssen Sie ein System einrichten. Möchten Sie die Gehaltsabrechnung manuell durchführen, Software verwenden oder einen Buchhalter einstellen?

Wenn Sie Ihre Geschäftsdokumente organisieren, wird die Personalabrechnung reibungsloser verlaufen. Um die Abrechnung für Ihr Unternehmen einzurichten, benötigen Sie ein wenig Informationen über Ihr Unternehmen und neue Mitarbeiter.

Geschäftsinformationen

Um die Personalabrechnung einzurichten, benötigen Sie einige Identifikationsnummern. Sie müssen sich für ein EIN (kurz für Employer Identification Number) bewerben, das Sie vom IRS erhalten können. Das EIN ist eine neunstellige Zahl, die Ihr Unternehmen identifiziert. Sie benötigen es, wenn Sie Steuern melden oder steuerliche Informationen an die Regierung senden.

Um Bundessteuern zu bezahlen, können Sie ein elektronisches Konto für die Zahlung per Federal Tax Payment (EFTPS) einrichten. Auf diese Weise können Sie sichere Zahlungen online oder über das Telefon tätigen.

Sie müssen sich auch beim Arbeitsamt Ihres Bundesstaates anmelden. Sie benötigen ein neues Einstellungskonto, um neue Mitarbeiter dem Bundesstaat zu melden. Je nach Ihrem Unternehmensstandort benötigen Sie möglicherweise auch staatliche und / oder lokale ID-Nummern. Vergessen Sie nicht, eine Arbeiterunfallversicherung abzuschließen.

Mitarbeiterinformationen

Um die Gehaltsabrechnung einzurichten, benötigen Sie Informationen für jeden neuen Mitarbeiter, einschließlich Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer. Sie benötigen außerdem Steuerinformationen, wie ihren Abgabestatus und Details zu aktuellen Abzügen und Beiträgen.

Neue Mitarbeiter müssen das Formular W-4 ausfüllen, das in Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem eingerichtet ist. Das Formular W-4 hilft Ihnen zu ermitteln, wie viel Bundessteuer von jedem Lohn einbehalten werden muss.

Mitarbeiter müssen auch Formular I-9 ausfüllen, wenn Sie diese anstellen, aber dieses Formular hat keinen Einfluss auf die Gehaltsabrechnung. Es bestätigt jedoch die Berechtigung eines Mitarbeiters, in den USA zu arbeiten, also ist es wichtig für die Einstellung. In einigen Staaten ist auch E-Verify erforderlich, ein System, mit dem Sie sicherstellen können, dass Mitarbeiter in den USA arbeiten dürfen.

Zahleninformationen

Vergessen Sie nicht einen der wichtigsten Faktoren beim Einrichten der Gehalts- und Häufigkeitsrate. Wird der Arbeitnehmer Stundenlohn oder Gehalt erhalten? Und wie oft werden Sie diese bezahlen (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich)?

Sie benötigen ein Anwesenheitsmanagementsystem, um Mitarbeiterstunden, Überstunden und bezahlte Freizeiten zu verfolgen. Und Sie müssen wissen, ob Ihre Mitarbeiter steuerbefreit sind oder nicht. Wenn der Arbeitnehmer Anspruch auf einen Freistellungsstatus hat, zahlen Sie ihm keine Überstunden. Wenden Sie sich an das US-Arbeitsministerium, um weitere Informationen zu erhalten. Halten Sie Ihre Gehaltsabrechnung Informationen organisiert, um effizient zu bleiben und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Um Gehaltsabrechnung zu führen, müssen Sie wissen, wie Sie auf die Zahlung von Mitarbeitern planen. Sie können aus verschiedenen Zahlungsarten wählen, darunter Schecks, Direkteinzahlungen, Gehaltslisten und sogar Bargeld. Wenn Sie per Direkteinzahlung zahlen, sammeln Sie Bankinformationen von Ihren neuen Mitarbeitern.

Siehe auch: Wie man seinen ersten Angestellten anstellt

Wie man Steuern behandelt

Um mit dem IRS zu entsprechen, wenn Sie Gehaltsabrechnung laufen, müssen Sie sich mit dem Einbehalten der Lohnsteuer vertraut machen. In jeder Zahlungsfrist müssen Sie Steuern vom Bruttolohn jedes Mitarbeiters zurückhalten.

Obwohl es vielleicht einschüchternd klingt, ist der Umgang mit Steuern einfacher, wenn Sie die Steuerarten kennen, die Sie einbehalten müssen. Und Sie müssen auch wissen, was mit dem Geld zu tun ist, nachdem Sie es zurückgehalten haben.

Welche Steuern müssen Sie einbehalten?

Als Unternehmer müssen Sie Steuern vom Lohn Ihrer Angestellten einbehalten. Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer, der staatlichen und lokalen Einkommensteuer (falls zutreffend) und der FICA-Steuer.

Bundeseinkommensteuer

Sie müssen die Bundeseinkommensteuer auf der Grundlage der Anzahl der Leistungen eines Arbeitnehmers auf Formular W-4 einbehalten

Die Publikation 15 des IRS ist eine großartige Ressource, wenn Sie sich entschließen, zu lernen, wie Sie die Personalabrechnung manuell durchführen. Sie können eine von zwei Einkommensteuerverrechnungstabellen wählen, um den auszuzahlenden Betrag zu ermitteln: die Lohnklassenmethode oder die Prozentmethode. Die Personalabrechnungssoftware berechnet automatisch die Steuern für Sie.

Was bedeutet die Steuerbefreiung für das Formular W-4 eines Mitarbeiters? Unter bestimmten Umständen können einige Ihrer Angestellten steuerfrei sein, was bedeutet, dass Sie die Bundeseinkommensteuer nicht von ihrem Lohn einbehalten. Das Formular W-4 des Mitarbeiters sagt Ihnen, ob ein Mitarbeiter steuerbefreit ist oder nicht. Sie müssen Ihnen jedes Jahr ein neues Formular W-4 geben, um den Freistellungsstatus zu behalten.

Staatliche und lokale Einkommenssteuer

Je nachdem, in welchem ​​Staat Sie Geschäfte tätigen, müssen Sie möglicherweise die staatlichen Steuern einbehalten die Löhne Ihrer Mitarbeiter. Und einige Ortschaften benötigen eine zusätzliche Einkommenssteuer.

Um herauszufinden, ob Sie staatliche und lokale Einkommenssteuern vom Lohn Ihrer Angestellten einbehalten müssen, müssen Sie sich mit Ihrem Staat in Verbindung setzen.

FICA tax

FICA (Federal Versicherungsbeiträge Act) Steuer umfasst zwei Arten von Steuern: Sozialversicherung und Medicare Steuern. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen gleichermaßen zur FICA-Steuer bei. Das bedeutet, dass Sie einen bestimmten Prozentsatz vom Lohn Ihres Mitarbeiters einbehalten und einen entsprechenden Prozentsatz beisteuern.

Jedes Jahr unterliegt der FICA-Steuersatz Änderungen. Derzeit beträgt der Steuersatz der Sozialversicherung 6,2 Prozent des Bruttolohns jedes Arbeitnehmers. Nur Löhne bis zu 127.200 werden besteuert. Die Medicare-Rate beträgt derzeit 1,45 Prozent (aller Löhne) des Bruttolohns jedes Mitarbeiters. Vergessen Sie nicht, Sie müssen auch 6,2 Prozent und 1,45 Prozent des Bruttolohns des Arbeitnehmers für den Arbeitgeberanteil bezahlen! Und Sie müssen eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 Prozent für Lohnlöhne über $ 200.000 zurückhalten ($ 125.000, wenn verheiratet getrennt Einreichung oder $ 250.000, wenn verheiratet Einreichung gemeinsam). Es gibt keinen Arbeitgeber, der mit einer zusätzlichen Medicare-Steuer übereinstimmt.

Nur Arbeitgeber-Steuern

Wenn Sie Arbeitnehmer haben, müssen Sie auch Steuern für Bundesarbeitslosigkeit (FUTA) und Staatsarbeitslosigkeit (SUTA) entrichten. Aber Sie werden diese Steuern nicht von den Löhnen der Angestellten einbehalten.

Ihr Staat wird Ihnen Ihren SUTA-Steuersatz mitteilen. Der FUTA-Steuersatz ist ein Prozentsatz Ihres Angestelltengehalts, bis zu einem bestimmten Betrag. Die meisten Arbeitgeber zahlen 0,6 Prozent der ersten 7000 Dollar, die an jeden Angestellten pro Jahr gezahlt werden, es sei denn, sie leben in einem kreditmindernden Staat.

Was machen Sie nach Steuern?

Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt Kopfschmerzen haben, du bist nicht allein. Der Umgang mit Lohnsteuer kann schwierig sein. Aber, fürchte dich nicht - du bist fast fertig mit dem Verstehen der Grundlagen, wie man mit Lohnsteuer umgehen kann!

Einzahlungsplan

Nachdem du Steuern eingezogen hast, musst du sie bei den Steuerbehörden einreichen. Sie müssen einen Einzahlungszeitplan einhalten, der vom IRS festgelegt wird, um herauszufinden, wie oft Sie Steuern zahlen.

Für Bundeseinkommens- und FICA-Steuern folgen Sie einem halbwöchentlichen oder monatlichen Einzahlungsplan. Ihr Zeitplan hängt von Ihrer gesamten Steuerschuld ab, die auf dem Formular 941 während eines Vier-Viertel-Rückblickzeitraums angegeben wird. Sie müssen monatlich einzahlen, wenn Sie während des Lookback-Zeitraums 50.000 US-Dollar oder weniger Steuern gemeldet haben. Wenn Sie mehr als $ 50.000 an Steuern gemeldet haben, müssen Sie halbwöchentlich einzahlen. Weitere Details finden Sie in den Anweisungen zu Form 941.

Legen Sie FUTA-Steuern vierteljährlich ab. Quartalstermine sind der 30. April, der 31. Juli, der 31. Oktober und der 31. Januar.

Steuern melden

Sie müssen auch Steuern auf Regierungsformulare melden. Melden Sie auf Formular 941 vierteljährlich die Bundeseinkommensteuer und die FICA-Steuer (Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern). Sie werden außerdem die FUTA-Steuer auf Formular 940 melden, das jedes Jahr am 1. Januar fällig wird.

Für staatliche und lokale Einkommenssteuern und SUTA Steuern, müssen Sie die Schaufel von Ihrem Staat erhalten. Weitere Informationen zur Einzahlung und Meldung von Steuern finden Sie in der Publikation 15 des IRS.

Siehe auch: Persönliche Steuern im Vergleich zu Unternehmenssteuern: Was ist der Unterschied?

Fragen, Kommentare, Bedenken?

Bevor Sie Mitarbeiter einstellen können muss Arbeit in den Prozess der Personalabrechnung bringen. Und wenn Sie Mitarbeiter haben, vergessen Sie nicht, Steuern einzubehalten, zu melden und zu überweisen. Um die Gehaltsabrechnung zu optimieren, können Sie immer in Erwägung ziehen, in eine Gehaltsabrechnungssoftware zu investieren, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Einige Lohnsoftwaresysteme werden Steuern einbehalten, hinterlegen und hinterlegen. Sie geben nur die Quellenangaben für Ihre Mitarbeiter ein.

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich jederzeit an Ihre örtliche Steuerbehörde wenden. Die IRS bietet auch Ressourcen für die Lohnsteuer:

• Lohnsteuer verstehen
• Arbeitgebersteuer hinterlegen und melden
• Fälligkeitsdaten für Lohnsteuer

Sie haben vielleicht gedacht, dass es schwierig wäre, die gesetzlichen Anforderungen für Neueinstellungen zu verstehen Mitarbeiter und Gehaltsabrechnung. Aber, du bist ein Geschäftsinhaber! Du bist durch die Mangel gegangen und hast beschlossen, deiner Leidenschaft nachzugehen. Das Einrichten der Gehaltsabrechnung ist überschaubar, solange Sie eine klare Übersicht über die Vorgehensweise haben.