Records Retention Schedule |

Wir alle wissen, dass wir unsere Geschäftsunterlagen speichern und schützen müssen. Und nach ein paar Jahren stellen wir fest, dass all diese Aufzeichnungen, die wir führen, mehr Platz in Aktenschränken beanspruchen als Platz für uns selbst und unsere Mitarbeiter.

Die gute Nachricht ist, dass wir uns nicht wirklich halten müssen all diese Aufzeichnungen für immer. Ja, einige müssen wir für immer behalten. Einige behalten wir nur, bis die IRS ihren Weg mit uns gegangen ist. Und manche brauchen wir nur für ein paar Jahre.

Zu ​​sagen, welche Platte wie lange aufbewahrt werden muss, ist etwas schwieriger. Ordnungsgemäße Aufzeichnungen ordnungsgemäß zu entsorgen, ist nicht so einfach, als nur die Papiere in den Papierkorb zu werfen.

Hier kommt der Records Retention Schedule ins Spiel. Dieses Dokument listet die Arten von Aufzeichnungen auf, die Ihr Unternehmen erstellt (Finanzen, Personal, Verträge, Operationen usw.). identifiziert alle rechtlichen Anforderungen, wie lange die Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen, und die ersuchende Behörde, wie die IRS oder den Sarbanes-Oxley Act; Beachten Sie, wie lange der Datensatz im Allgemeinen aktiv im Geschäftsbetrieb verwendet wird; und kann auch andere Informationen enthalten, wie zum Beispiel, dass die Aufzeichnungen sensible persönliche Identifikationsdaten enthalten; und wenn Mikrofilm oder digital gescannte Kopien eine akzeptable legale Alternative zum Papierdokument darstellen.

Suchen Sie im Internet und Sie werden viele Informationen über Records Retention Schedules und Beispiele finden, wie diese von Millennium Records Management angeboten werden. Denken Sie jedoch daran, dass ein Musterplan nur eine verallgemeinerte Darstellung dessen ist, wie einer aussieht. Ihr Records Retention Schedule wird auf Ihre Art von Geschäft zugeschnitten sein, wo Sie sich befinden, in welchen Staaten und / oder Ländern Sie Geschäfte machen, ob Sie sich in Privatbesitz befinden oder Aktien an der Börse handeln, eine öffentliche Institution sind, Halten Sie Regierungsverträge und eine Vielzahl anderer Faktoren.

Sie werden mit Ihrem Buchhalter, Rechtsbeistand und / oder einer professionellen Records Management Company zusammenarbeiten wollen, um Ihre zu entwickeln und zu etablieren.

Sie implementieren den Records Retention Schedule offiziell so Jeder in Ihrer Firma weiß davon. Dies hilft sicherzustellen, dass Ihre Vital-Aufzeichnungen tatsächlich an erster Stelle gehalten werden. Später, sagen Sie, haben Sie mehrere Aktenschränke von Accounts Payable Rechnungen. Ihr Aufbewahrungsplan sagt, dass Sie diese für 6 Jahre behalten müssen, aber die Erfahrung zeigt, dass Sie wirklich nur für 3 Jahre hineinkommen. Wenn Sie dies wissen, können Sie Ihre Geschäftsräume freigeben, indem Sie diese Datensätze an sichere externe Speicher oder alternative Speichermedien übertragen.

Sobald Sie Datensätze haben, die das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen, können Sie sie entsorgen. Aber, wie gesagt, Sie können sie nicht einfach in die Recycling-Dose werfen. Sie müssen einen etablierten Prozess für ihre Entsorgung haben. Ja, Sie müssen mehr Dokumentation erstellen, um alte Dokumente loszuwerden.

Sie möchten, dass die Personen, die die Datensätze generiert haben, sich abgemeldet haben, dass sie die Datensätze nicht mehr benötigen. Sie sollten beachten, dass die Aufzeichnungen das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist gemäß Ihrem festgelegten Aufbewahrungszeitraum für Aufzeichnungen erreicht haben und überprüfen, dass ihre Aufbewahrungsfrist aufgrund von Audits, Rechtsstreitigkeiten usw. nicht verlängert wurde.

Sie möchten bestätigen, wann Wie und von wem wurden die Dokumente vernichtet? Das ist heute einfacher als in der Vergangenheit, als ich viele Stunden damit verbrachte, Kisten zu einer Laderampe zu schleppen und Papier in einen Aktenvernichter neben einem Müllcontainer zu füttern. In den letzten Jahren haben sich mobile Zerkleinerungsfirmen stark verbreitet. Sie werden ihre großen LKW-montierten Konfetti-Aktenvernichter zu Ihrem Unternehmen fahren, Ihre Kisten zum Lastwagen bringen, Sie Zeuge ihrer Zerstörung machen und Ihnen eine Bescheinigung über die Zerstörung geben.

Das Einrichten, Implementieren und Befolgen eines Records Retention Schedules wird viel dazu beitragen, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die wichtigen Aufzeichnungen führt und beibehält, die Sie benötigen, um im Geschäft zu bleiben. Und sollten Sie im schlimmsten Fall in einen Rechtsstreit oder ähnliches verstrickt sein, beweisen Sie, dass Ihre Aufzeichnungen in einem regelmäßig vorkommenden, festgelegten, genehmigten und dokumentierten Prozess aufbewahrt und vernichtet werden, und nicht in einem Mitternachtsbrennen hinter der Scheune in ein amateurhafter Versuch, Schuld und Verantwortung zu vermeiden oder den Prozess zu behindern.

Steve Lange

Chefredakteur

Palo Alto Software