7 Tipps für eine effektive Rechnungsstellung

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens lieben Sie wahrscheinlich, was Sie tun, und könnten sogar sagen, dass Sie es kostenlos tun würden, wenn Sie könnten. Am Ende des Tages benötigen Sie jedoch Cashflow, um Ihr Geschäft am Laufen zu halten.

Ein Rechnung ist eine Rechnung, die an Kunden für von Ihnen bereitgestellte Waren oder Dienstleistungen gesendet wird. Es beschreibt, was verkauft wurde, wie viel der Kunde schuldet und wann und wie der Kunde bezahlen soll. Große Unternehmen haben für die Rechnungsstellung dedizierte Buchhalter, aber die meisten Kleinunternehmer müssen dies selbst tun. Laut einer Intuit-Umfrage unter 1.000 amerikanischen Kleinunternehmern wartet das durchschnittliche Kleinunternehmen in jedem Monat auf über 5.000 Dollar an überfälligen Zahlungen.

Investmentmatome sprach mit Wirtschaftsprüfern und Rechnungsexperten darüber, wie Unternehmer Rechnungen effizienter erstellen und schneller bezahlen können.

1. Automatisieren Sie den Prozess

Falls Sie dies noch nicht getan haben, richten Sie eine Software zur Automatisierung Ihrer Rechnungen ein. Die meisten Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks, Xero, FreshBooks und Wave Accounting umfassen Rechnungsfunktionen. Sie können sich auch für einen reinen Rechnungsdienst wie Bill.com, Hiveage und Billbooks anmelden.

"Es ist an der Zeit, von Excel und PDFs zu Cloud-Fakturierungsanwendungen zu wechseln", sagt Sagar Kogekar, Chief Executive Officer von Billbooks, in einer E-Mail an Investmentmatome. "Es gibt jede Menge Software, und Sie sparen Zeit und Geld, wenn Sie sich für eine entscheiden."

Laut einer Umfrage, die 2015 von mehr als 200 Führungskräften kleinerer Unternehmen von Concur, einem Unternehmen aus Bellevue, Washington, durchgeführt wurde, das rund 70% der kleinen Unternehmen mit Fakturierungssoftware ausstattet, bietet das Unternehmen automatisierte Rechnungsstellungsdienstleistungen und Produkte für das Kostenmanagement an.

Die Verwendung von Rechnungssoftware reduziert Fehler und spart Geld. Unternehmen, die ihre Abrechnungsprozesse automatisieren, senken die Rechnungskosten um 40% bis 70%. Dies geht aus einem Bericht von 2012 von Ardent Partners hervor, einer Bostoner Firma, die das Supply Management untersucht. Die Automatisierung beschleunigt zudem die Rechnungsstellung und gibt Unternehmern die Möglichkeit, sich auf ihre Geschäfte zu konzentrieren.

"Sie können ihre wertvolle Zeit anstelle des manuellen Dateneingabe-Hutes mit dem CFO-Hut verbringen", sagt Jessica Staley, Produktmanagerin von Concur, gegenüber Investmentmatome.

2. Senden Sie schriftliche Angebote

Verwalten Sie nach Möglichkeit die Erwartungen Ihrer Kunden, indem Sie ihnen ein schriftliches Preisangebot senden, bevor Sie das Produkt oder die Dienstleistung liefern, die Sie ihnen anbieten. Ein Angebot sollte die geschätzten Kosten des Jobs und die Zahlungsmodalitäten für Bargeld, Kreditkarten, Schecks oder online enthalten. Stellen Sie sicher, dass der Kunde Ihre Bedingungen schriftlich akzeptiert, bevor Sie die Bestellung annehmen.

"Ich bin ein großer Fan davon, alles zu dokumentieren", sagt Sara Rosenfeld, Product Marketing Manager bei Wave Accounting.

3. Legen Sie kurze Zahlungsbedingungen fest

Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung senden, geben Sie den Zeitrahmen für die Zahlung an. Der Standard ist normalerweise 30 Tage oder weniger, aber Sie können eine beliebige Zeitdauer auswählen.

Laut einer Xero-Analyse von mehr als 12 Millionen Rechnungen zahlt der durchschnittliche Schuldner zwei Wochen Verspätung. Xero-Experten empfehlen, die Zahlungsbedingungen auf 13 oder weniger Tage zu setzen, wenn Sie innerhalb von 30 Tagen realistisch bezahlt werden möchten. Online-Rechnungen machen das Bezahlen für Kunden einfacher, sagt Amy Vetter, Leiterin des Rechnungswesens bei Xero in den USA.

"Die Leute sind es gewohnt, online für Dinge zu bezahlen und warten nicht unbedingt darauf, am Freitag den Scheck zu kürzen", sagt Vetter gegenüber Investmentmatome. "Es ist viel akzeptabler, diese Art von [kurzen] Zahlungsbedingungen bei Kunden festzulegen."

4. Erstellen Sie ein Nummerierungssystem

Durch die Nummerierung Ihrer Rechnungen behalten Sie den Überblick über eingehende Zahlungen zu Steuerzwecken. Sie können Buchstaben, Zahlen oder eine Kombination aus beiden verwenden, um jede Rechnung zu markieren. Wählen Sie ein System, das für Sie geeignet ist. Rechnungsexperten empfehlen jedoch, für Ihre erste Rechnung nicht "001" zu verwenden. Wenn Sie mit einer höheren Zahl beginnen, werden Ihre Kunden Sie als etablierten Experten sehen, selbst wenn Sie ein neues Unternehmen sind.

„Beginnen Sie mit 0053, um etwas professioneller zu werden“, sagt Faraz Shafaghi, Direktor für Produktmarketing und Kundenbindung bei FreshBooks.

5. Verwenden Sie höfliche Sprache

Auch wenn es leicht erscheint, die Verwendung von Ausdrücken wie "Bitte zahlen Sie bis (Datum)" und "Danke für Ihr Geschäft" auf Rechnungen, erhöht Ihre Chancen, bezahlt zu werden, sagt Shafaghi. Sie können auch Dankesbriefe oder E-Mails an Kunden senden, die pünktlich oder vorzeitig zahlen.

"Erinnern Sie Ihre Kunden an andere Produkte und Dienstleistungen, die Sie anbieten, und dass Sie sie gerne erneut bedienen würden", sagt Mike Savory, Produktmanagement-Manager bei Sage North America, einem Unternehmen für Buchhaltungssoftware.

6. Rechnungen umgehend versenden

Sobald Sie eine Dienstleistung abschließen oder Waren an einen Kunden versenden, senden Sie sofort eine Rechnung. Dies hilft Ihnen dabei, im Kopf des Kunden zu bleiben und einen Präzedenzfall für Schnelligkeit zu setzen.

Wenn möglich, können Kunden vor Ort mit einem mobilen Bezahlsystem wie Apple Pay oder Square bezahlen. Einige Fakturierungssysteme, darunter Wave, Flint Mobile und QuickBooks, lassen auch Geschäftsinhaber mobile Zahlungen akzeptieren.

7. Follow up

Wenn Sie nicht sofort bezahlt werden, senden Sie Ihren Kunden Erinnerungen an Zahlungsfristen. Es sei angebracht, Erinnerungen eine Woche vor Fälligkeit der Zahlung zu senden, am Fälligkeitstag und jede Woche nach dem Verspätungsdatum, sagt Rosenfeld von Wave Accounting.Bei großen Tickets, wie z. B. einer Bestellung von 5.000 US-Dollar, können häufigere Erinnerungen gesendet werden.

Wenn Sie sich Sorgen machen, mit zu vielen Folge-E-Mails als aufdringlich zu wirken, empfiehlt Rosenfeld die Verwendung Ihrer Rechnungssoftware, um automatische Zahlungsbenachrichtigungen für Kunden einzurichten.

"Machen Sie sich keine Sorgen, dass das Versenden von Erinnerungen oder die Weiterverfolgung unbezahlter Rechnungen als unhöflich oder als Verstoß gegen eine Beziehung angesehen werden, die Sie mit einem Kunden geschlossen haben", sagt Savory von Sage North America. "Sie führen ein Unternehmen und die Notwendigkeit einer sofortigen und vollständigen Zahlung sollte für niemanden eine Überraschung sein."

Weitere Informationen zum Starten und Führen eines kleinen Unternehmens finden Sie in unserem Leitfaden für kleine Unternehmen.

Teddy Nykiel ist ein Schriftsteller, der sich mit persönlichen Finanzen für beschäftigt Investmentmatome. Folge ihr auf Twitter @ teddynykiel und weiter Google+.

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