So managen Sie effektive Besprechungen |

[Dies ist ein Gastbeitrag von Helena Hauk von 5th Gear Consulting. Helen kam auf uns zu, um über effektive Meetings zu sprechen und ich konnte nicht nein sagen. - Kai]

Niemand mag Meetings und wenn Leute sie vermeiden können, werden sie es tun. Leider sind Besprechungen ein notwendiger und wichtiger Teil der Geschäftstätigkeit, besonders wenn Ihre Firma wächst und die Einzelkommunikation verstreut wird. Meetings müssen nicht die Energie aus Ihrer Organisation heraussaugen (oder Ihre Zeit verschlingen). Um zu verhindern, dass Meetings zu Organisationsvampiren werden:

1. Beginnen Sie mit einer Agenda: Wissen Sie genau, was Sie abdecken möchten, und kommunizieren Sie dies mit Ihrem Team vor in den Konferenzraum.
2. Kommunizieren Sie rechtzeitig: Lassen Sie die Leute vorher wissen, welche Mitarbeiter Sie dort erwarten und was sie mitbringen sollten (zB Berichte, Statistiken oder andere wichtige Informationen).
3. Seien Sie rücksichtsvoll: Informieren Sie Ihr Team vor, während und nach dem Wie viel verstehst du den Wert ihrer Zeit und schätze sie opfern sie, um an Ihrem Treffen teilzunehmen. Es wird zeigen, dass Sie Ihre Zeit genauso schätzen und respektieren wie Ihre eigenen.

Während Sie in der Besprechung sind, ist es wichtig, dass Sie zielgerichtet bleiben und der Agenda folgen, die Sie zuvor beschrieben haben. Die meisten Meetings laufen von der Strecke ab, wenn Sie es nicht tun. Behalten Sie jederzeit die Kontrolle. Wenn jemand Fragen stellt, die nicht zum Thema passen oder für die Gruppe nicht relevant sind, vereinbaren Sie einen Termin, um danach mit ihnen zu sprechen. Auf diese Weise haben sie immer noch das Gefühl, dass sie die Aufmerksamkeit und Antworten bekommen, nach denen sie suchen, ohne die Gruppe oder die Aufgabe zu vernachlässigen.

Wenn Sie Ihr Meeting beenden, sollten Sie sicher sein, dass jeder die nächsten Schritte versteht. Weisen Sie alle Aufgaben und Termine zu, bevor Sie die Besprechung unterbrechen. Auf diese Weise führt Ihr Meeting tatsächlich zu einem Fortschritt, anstatt nur Unterbrechungen in Ihren Tag zu bringen.

Denken Sie daran, dass Meetings Ihr Unternehmen voranbringen sollten und nicht Ihre Zeit verbrauchen sollten. Es liegt an dir, die Zeit zu verpuffen, die Meeting-Amok läuft und dein Team auf Kurs hält. Tun Sie es mit einem gut durchdachten Plan, einer starken Kommunikation und einem strategischen Auge für die Zukunft.

"Produktivität ist niemals ein Zufall. Es ist immer das Ergebnis einer Verpflichtung zu Exzellenz, intelligenter Planung und fokussierter Anstrengung. "~ Paul J. Meyer