Warum Sie eine separate Kreditkarte für die Arbeitskosten benötigen

Das Sortieren nach Kreditkartenabrechnungen und -belegen ist keine gute Idee. Wenn Sie jedoch Ihr eigenes Geld für die Arbeitskosten ausgegeben haben, ist dies eine notwendige Aufgabe, um eine Rückerstattung oder einen Steuerabzug zu erhalten.

Der Prozess ist noch umständlicher, wenn Sie einen Haufen persönlicher Ausgaben durchforsten müssen, um das zu finden, wonach Sie suchen. Es gibt einen einfacheren Weg: Erhalten Sie eine separate Kreditkarte nur für Ihre Arbeit.

Wenn Sie als Mitarbeiter oder Unternehmer regelmäßig Geschäftskosten aus eigener Tasche bezahlen, können Sie mit einer separaten Kreditkarte Ihre Arbeitskosten besser nachverfolgen - und möglicherweise einen Teil davon auch als Belohnung erhalten.

Reduziert Ärger und Risiken

Kreditkartenabrechnungen können als Backup-Dokumentation für geschäftsbezogene Einkäufe dienen, obwohl Sie immer noch Belege für Einkäufe aufbewahren möchten, die Sie abziehen oder erstattet bekommen möchten. Der IRS empfiehlt, beide Arten von Aufzeichnungen für geschäftliche Zwecke aufzubewahren.

Wenn Sie trotzdem Quittungen aufbewahren, was ist der Vorteil einer dedizierten Karte für die Arbeit? Zum einen spart es Zeit und Ärger. Wenn Sie regelmäßig sowohl die Arbeit als auch die persönlichen Ausgaben anrufen, ist es mit einer separaten Erklärung einfacher, den Stapel von Quittungen zu verstehen. Zum anderen wird das Risiko der Fehlidentifizierung einer persönlichen Ausgabe als Geschäftskosten oder umgekehrt erheblich verringert, was Sie Geld kosten kann oder, schlimmer noch, Sie in Schwierigkeiten mit Ihrem Arbeitgeber oder der IRS gerät.

Wie Sie Ihre Ausgaben verwenden, hängt davon ab, ob Sie für eine andere Person oder für sich selbst arbeiten:

• Angestellte In der Regel reichen Sie dem Arbeitgeber die Quittungen zur Erstattung ein. Wenn Sie aus irgendeinem Grund keine Arbeitskosten erstatten, können Sie möglicherweise einen Steuerabzug geltend machen. Für Steuerpflichtige, die einen Abzug vornehmen, werden nicht erstattete Arbeitsaufwendungen zusammen mit den Vorbereitungsgebühren und einigen anderen „sonstigen Abzügen“ zusammengelegt. Sie können dann den Betrag abziehen, der 2% Ihres bereinigten Bruttoeinkommens übersteigt.
• Selbständige können die Geschäftsausgaben von ihren Geschäftserträgen abziehen. Eine separate Kreditkarte vereinfacht diesbezüglich die Buchhaltung erheblich. Alle Ausgaben sind an einem Ort und es ist einfacher, die in Frage kommenden Abzüge wie Reisekosten, Unterhaltung, Büromaterial usw. zu ermitteln.

Eine separate Kreditkarte kann sich auch im Falle einer Steuerprüfung als vorteilhaft erweisen. Sie müssen sich nicht mit den geschäftlichen und persönlichen Ausgaben Ihrer Kreditkartenabrechnungen befassen, wenn Sie versuchen, die erforderlichen Nachweise zu finden.

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Wahl einer Nur-Arbeitskarte

Indem Sie Ihre Geschäftsausgaben auf eine Belohnungskreditkarte setzen, können Sie für Ihre Mühen etwas zurückerhalten. Consumer-Kreditkarten und Business-Kreditkarten bieten Belohnungen wie z. B. Reisepunkte oder Meilen oder Rückzahlung.

Sie erhalten den größtmöglichen Wert, wenn die Ausgaben für Ihre Arbeit mit den Belohnungskategorien der Karte übereinstimmen. Wenn Sie einen großen Arbeitsaufwand haben, können Sie eine neue Karte beantragen und diese Ausgaben verwenden, um die Ausgabenschwelle für einen Anmeldebonus zu erfüllen.

Verbraucherkreditkarten sind in der Regel die bessere Wahl für Mitarbeiter. Sie neigen dazu, größere Belohnungen für Speisen, Unterhaltung, Reisen und andere übliche Ausgaben zu erbringen, und es ist wahrscheinlicher, dass sie eine jährliche Gebühr von 0 USD haben. Diese Karten verfügen auch über einen Verbraucherschutz, den Visitenkarten nicht bieten. So verhindert beispielsweise das Credit Card Act von 2009, dass Kartenherausgeber unerwarteterweise die Preise erhöhen und überhöhte Gebühren erheben. Eine Verbraucherkarte ist auch eine gute Wahl, wenn Sie selbstständig sind und Ihr Unternehmen nur minimale Gemeinkosten hat.

Geschäftskreditkarten werden mit den üblichen Geschäftsausgaben belohnt. Eine Geschäftskreditkarte ist eine bessere Wahl für Geschäftsinhaber, die einen Geschäftskredit erwerben möchten oder hohe Bürokosten haben. Geschäftskreditkarten können Bonusbelohnungen für Büromaterial, Telekommunikationsdienste, Werbung oder Reisen bieten.

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Belohnungen sind nur ein zu berücksichtigender Faktor. Wenn Sie eine Karte mit einer Jahresgebühr betrachten, sollten Sie sicherstellen, dass sie Belohnungen oder Vergünstigungen bietet, die die Kosten ausgleichen. Wenn Sie häufig geschäftlich ins Ausland reisen, suchen Sie nach einer Karte, für die keine Transaktionsgebühren erhoben werden. Möglicherweise möchten Sie auch eines, das kostenlose aufgegebene Gepäckstücke, Zugang zur Flughafenlounge oder andere Vorteile bietet. Einige Karten sind mit Budgetierungswerkzeugen ausgestattet, die hilfreich sein könnten, wenn Sie selbstständig sind. Wählen Sie die Option, die für Ihre Zeit und Ihren Geldbeutel den größtmöglichen Nutzen bietet.

Melissa Lambarena ist Autorin bei Investmentmatome, einer persönlichen Finanzwebsite. E-Mail: [email protected] . Twitter: @LissaLambarena .