Eine überraschende Möglichkeit, ein Audit möglicherweise zu vermeiden

Wie läuft ein internes Audit ISO 9001 im Qualitätsmanagement ab?

Wie ist das? Fall mit vielen kleinen Unternehmen, Besitzer nehmen oft kein Gehalt, aber entstehen Kosten. Ich nehme an vielen Meetings und Veranstaltungen teil, die mit meinem Geschäft zu tun haben, und kann meine Kilometergebühren berechnen. Mein Buchhalter berücksichtigt den Gesamtkilometerstand am Ende des Jahres, und alle fälligen GST / HST-Beträge werden dem nächsten GST / HST-Berichtszeitraum hinzugefügt. Dies ist für viele kleine Unternehmen Standard.

Es sollte Standard sein, bis das Telefon klingelt und sich alles ändert.

Als das Telefon Mitte letzten Jahres klingelte, sah ich, dass Revenue Canada anrief. Anfangsgedanken - "Was habe ich jetzt nicht getan?" Dies war nicht meine erste Prüfung. Ich wurde zweimal von derselben Person auditiert. Leider war es nicht dieselbe Person, die das dritte Mal anrief.

Die Person am anderen Ende stellte sich vor und teilte mir mit, dass mein Konto für eine GST / HST-Überprüfung ausgewählt wurde. Wow, wetten Sie wünschen, Sie wären so glücklich! Ich war nicht besorgt, als ich es vorher schon durchgemacht hatte. Sollte ich keine Bonuspunkte bekommen, damit es wieder passiert?

Der Auditor war neu und ging nach dem Buch. Jeder möchte jemanden beeindrucken, oder? Sie fragte nach Dingen, die ich vorher zur Verfügung gestellt hatte. Auf die Frage, ob sie sich die Geschichte meiner Firma angesehen habe, sagte sie Nein, sie nicht. Natürlich, wer will mit Revenue Canada streiten? Score 1 für Revenue Canada, 0 für Business Launch Solutions.

Ich wurde gebeten, Revenue Canada innerhalb von 14 Tagen die folgenden Informationen zur Verfügung zu stellen:

Eine detaillierte Auflistung der für den Zeitraum beanspruchten Vorsteuerguthaben einschließlich Datum, Lieferant, Beschreibung, Rechnungsbetrag und gezahlter GST / HST-Betrag
Kopien der 5 größten Rechnungen aus der detaillierten Auflistung der ITCs für den Zeitraum
Eine detaillierte Beschreibung meiner gewerblichen Tätigkeit
Nachweis der betriebswirtschaftlichen Werbemaßnahmen aus der Stadt
Ein Geschäftsplan einschließlich der voraussichtlichen Verkäufe; und
Ein Kraftfahrzeugprotokoll

Die Information wurde innerhalb von 14 Tagen gesendet. Ich schätze, sie mochten mich wirklich, als sie einen Monat später weitere Informationen anforderten, ohne eine Erklärung dafür zu haben. Diesmal wollten sie Kopien der 5 größten Rechnungen für frühere Berichtsperioden. Wieder 14 Tage bis zur Lieferung.

Sie denken vielleicht nicht, dass es eine große Sache ist, die fünf größten Rechnungen zu ergattern und einzureichen. Dies ist nicht der Fall, sofern die Rechnungen nicht auf Ihrer Kreditkarte ausgestellt wurden. Ich benutze meine Kreditkarte für die meisten Einkäufe, da es mir zusätzliche Zeit gibt, um für das, was ich gekauft habe, zu bezahlen. Ihre Kreditkartenabrechnung wird als eine Rechnung betrachtet, was sie auch ist, aber Revenue Canada benötigt eine Kopie jedes Kaufs, der in dieser Abrechnung enthalten ist, wobei die Steuer separat ausgewiesen wird. Dann gehen Sie zu den verbleibenden vier Rechnungen für jeden Monat.

Sie fragen also, was ist das Wichtigste? Zeit ist die große Sache. Zeit ist die eine Sache, die kleine Unternehmen nicht haben. Wir sind bis an die Grenze gestreckt, so wie es ist. Suchen Sie nach den Informationen, scannen oder kopieren Sie die Rechnungen und legen Sie ein Paket zusammen, um es an Revenue Canada zu senden. Das Schreiben von Revenue Canada erinnert Sie daran, dass Sie 14 Tage Zeit haben, um die Informationen für die von Ihnen beanspruchten ITCs einzureichen. Wenn die angeforderten Informationen nicht zur Verfügung gestellt werden, können die beanspruchten ITCs auf NIL reduziert werden. Was der Brief nicht sagt und man kann nur davon ausgehen, dass wenn Sie nicht reagieren, Sie wahrscheinlich auf absehbare Zeit auf dem Radar sind.

Informationen eingereicht - jetzt lassen Sie mich bitte zurück zur Arbeit gehen. Nicht! Eine weitere Aufforderung, weitere Informationen anzufordern - geben Sie die fünf größten Rechnungen für frühere Berichtsperioden an. An diesem Punkt war ich bereit, zu schreien - aber natürlich können Sie das nicht tun.

Schließlich erhielt ich eine Rechnungsprüfung. Denken Sie daran, dass der Grund für das Audit auf die Kilometerzahl zurückzuführen ist. Sie erlaubten widerwillig die Kilometerzahl aber riet mir, es nicht wieder zu bekommen. Ein paar Diskrepanzen waren nicht erlaubt und nicht wert, darüber zu streiten. Aber man war einen Anruf wert. Sie haben Wärme- und Vermögenssteuern nicht anerkannt, da ich keine Unterlagen zur Verfügung gestellt hatte. Ich wurde beleidigt, weil ich nicht gebeten worden war, die Dokumentation zur Verfügung zu stellen.

Was ich aus diesem Audit gelernt habe, ist, dass viel dem Ermessen des Auditors überlassen wird, also können einige stumme Punkte, aber besser als nicht informiert werden.

Überraschung - wenn Sie sich selbst bezahlen, dann können Sie ein Audit vermeiden . Nach Angaben von Revenue Canada dürfen Sie, sofern Sie kein Gehalt beziehen, keine Meilen sammeln. Mein Buchhalter hat seine übliche Praxis angegeben, Meilen zum Jahresende zu verlangen. Es ist dem Aktionär der Firma geschuldet. Er ging sogar so weit, einen Brief an die GST / HST-Gerichtsabteilung zu schicken, um Klarheit zu bekommen. Cha Ching! Um es kurz zu machen, er wurde darauf hingewiesen, dass Meilen fällig sein sollten, aber sie würden es nicht schriftlich schreiben.
Ein Kassenbon ist nicht akzeptabel für Einkäufe über $ 150,00 . Ich wurde darauf hingewiesen, dass ich eine "offizielle Quittung" von dem Geschäft, aus dem ich den Artikel gekauft habe, bekommen musste. Ich habe kürzlich mit einem Manager in einem Staples Store gesprochen und er konnte nicht glauben was ich wollte. Kassenbons sind die einzigen Quittungen, die in Einzelhandelsgeschäften ausgegeben werden.
Der Umsatz Kanada schlägt vor, dass Sie Kopien aller Rechnungen erstellen und diese für den Fall bereithalten, dass Sie auditiert werden. Dadurch ersparen Sie sich die spätere Suche.
Prüfen Sie, ob alle Belege die GST / HST als separates Element enthalten. Wenn dies nicht der Fall ist, gehen Sie zurück zum Verkäufer und fragen Sie nach einem detaillierten, einschließlich der Steuer, oder reichen Sie es nicht als Teil Ihrer Rücksendung ein.
Haben Sie keine Angst vor dem Auditor, stellen Sie Fragen . Ich fand heraus, dass der Auditor ein Koop-Student war, der ging, bevor der Fall abgeschlossen war. Ich wurde mir dessen bewusst, als ich versuchte, sie zu kontaktieren. Ich verstehe, dass es einen Platz für Studenten gibt, aber ich glaube auch, dass sie sich als eine Person identifiziert haben sollte. Ich beendete das Audit mit ihrem Manager, der mir einen der Credits gab, die abgelehnt worden waren. Wie auch immer, seine Abschiedsworte waren, halten Sie sich glücklich, dass wir Ihnen die Meilengutschrift gegeben haben, da Sie es in Zukunft nicht bekommen werden.