Planning Not Accounting |

In dem Film Stargate aus dem Jahr 1994 mit James Spader und Kurt Russell hatte ein fiktiver Freak der Natur ein seltsames leuchtendes Tor zwischen zwei Dimensionen geöffnet. Auf der einen Seite war die Welt, wie wir sie kennen. Auf der anderen Seite eine seltsame, fremdartige Welt, wie nichts, was wir je gesehen hätten.

Verschiedene Dimensionen

Heute ist ein weiteres Stargate, der Ort, an dem sich zwei Dimensionen treffen. Und in diesem Fall ist es nicht Science-Fiction, es ist so real wie das Geschäft selbst. Eine dieser Dimensionen ist die Buchhaltung. Der andere plant. Sie treffen sich heute.

Grundsätzlich geht es so: Buchhaltung endet heute und geht rückwärts in die Vergangenheit. Planung beginnt heute und geht in die Zukunft.

Wenn Ihnen das als theoretisch oder konzeptionell erscheint, vielleicht ein bisschen unpraktisch, denken Sie noch einmal darüber nach. Das ist wichtig. Es kann Ihnen unnötige Kopfschmerzen und Stress ersparen. Es hilft Ihnen, in der richtigen Dimension zu bleiben und zu verstehen, dass die finanziellen Projektionen in Ihrem Geschäftsplan nicht in unerträglichen Details erstellt werden sollen.

Ein einfaches Beispiel

Nehmen Sie die Bilanz hier, ein Beispiel aus Wikipedia. Bei der sogenannten Bilanz handelt es sich um einen Standardfinanzbericht, in dem die Aktiva, Passiva und das Kapital eines Unternehmens am Ende eines bestimmten Tages, Monats, Jahres oder was auch immer aufgeführt sind. Vermögenswerte sind gut, Dinge, die Sie besitzen, wie Bargeld und Land, oder Geld, das Ihnen wie Forderungen geschuldet ist. Verbindlichkeiten sind Schulden, Geld, das du schuldest, weshalb du Dinge siehst, die "zahlbar" sind - was bedeutet, dass du sie bezahlen musst - als Verbindlichkeiten. Das Kapital ist, was übrig bleibt. Es ist eine Bilanz, weil es Magie ist, die Magie der doppelten Buchführung, die Vermögenswerte sind immer genau gleich den Verbindlichkeiten und dem Kapital.

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Ist dies ein Buchhaltungsbericht oder eine Prognose in einem Geschäftsplan? Du kannst es nicht sagen. Es sieht genauso aus, egal wie. Sie sind jedoch unterschiedliche Dimensionen.

Accounting erfasst Transaktionssätze

Accounting rückt von heute in die Vergangenheit in immer größerem Detail vor

Wenn es um Accounting geht, dann ist jede dort gezeigte Zahl eigentlich ein Summary Report einer Datenbank voller Transaktionen. Das Bargeldguthaben ist wie Ihr Scheckbuchguthaben, es ist das Ergebnis der Addition aller Einzahlungen und der Subtraktion aller Schecks. Was sie als Forderungen bezeichnen, ist die Summe aller Geldbeträge, die von allen verschiedenen Kunden geschuldet werden, ein Bericht von Hunderten, vielleicht Tausenden von verschiedenen Transaktionen. Sie machen einen Verkauf, hinterlegen eine Rechnung, warten, bis sie bezahlt sind, und werden schließlich bezahlt, erfassen die Transaktion, debitieren über Bargeld und Kreditforderungen und so weiter, durch eine Sammlung spezifischer Transaktionen. Die 52.000 Dollar, die als Landwert gemeldet wurden, könnten das sein, was Sie für Land bezahlt haben, aber es könnte die Lösung von Dutzenden von Landtransaktionen sein, einige verkaufen, andere kaufen, und das ist der Saldo.

Haftungsbilanzen, wie Assets, werden von unten aufgebaut in der Buchhaltung, indem Sie alle Transaktionen im Auge behalten und das Endergebnis zusammenfassen. Schuldner könnten Dutzende von kleinen Handelsrechnungen sein, die irgendwo auf einem Spike sitzen, oder ein Kredit von der Bank, in welchem ​​Fall er sich auf den Startkreditbetrag abzüglich der Summe aller Tilgungszahlungen bezieht.

Ich hoffe, Sie haben die Idee: Buchhaltung ist eine riesige Sammlung von früheren Transaktionen zusammengefasst. Konzentrieren Sie sich auf eine beliebige Zahl in einer Kontoauszugsrechnung, und Sie sollten in der Lage sein, auf jede einzelne Transaktion detaillierter zu zoomen.

Planung macht vernünftige erzogene Vermutungen

Planung geht von heute in die Zukunft in immer mehr Zusammenfassung und Aggregation.

Betrachten Sie nun die gleiche Abbildung als Teil eines Geschäftsplans, und schätzen Sie die Differenz in zwei oder drei Jahren ab. Versuchen Sie nicht einmal, nicht eine Sekunde lang zu denken, dass Sie Geld schätzen werden, indem Sie die Details Tausender Transaktionen schätzen und addieren. Sie werden keine Vermögenswerte schätzen, indem Sie raten, was Sie kaufen werden, und wann (ganz zu schweigen von Abschreibungen, also tun Sie so, als hätte ich es nicht getan). Sie werden keine Schulden schätzen, indem Sie raten, wann Sie jeden Kredit aufgenommen haben, genau, was Sie gekauft haben und wann. Nein, das ist unmöglich und dumm. Sie werden einen Weg finden, um Ihr Geld, Ihre Vermögenswerte, Ihre Verbindlichkeiten zu schätzen, basierend auf größeren theoretischen Schätzungen, die logisch in die Hauptflüsse, wie Verkäufe, eingebunden sind.

Wir werden später zusammen daran arbeiten, wie Sie vernünftige Schätzungen vornehmen können, aber zur Veranschaulichung habe ich einige Beispiele, um den Unterschied in den Dimensionen zu erklären:

• Debitoren sind Geld, das Ihnen von Kunden geschuldet wird. Sie machen den Verkauf, aber Sie liefern eine Rechnung und warten darauf, bezahlt zu werden; So geht es im Business-to-Business-Vertrieb. Sie müssen also raten, wie viel Geld dort zu wichtigen Zeitpunkten in der Zukunft sitzen wird und darauf wartet, bezahlt zu werden. Jeder Dollar in Forderungen ist ein Dollar weniger Bargeld, weil es als Verkäufe gebucht wurde, aber Sie haben das Geld nicht. Sie versuchen jedoch nicht, alle spezifischen Verkaufstransaktionen mit allen spezifischen Kunden zu erraten und sie alle hinzuzufügen und herauszufinden, wo die Gesamtsumme in zwei oder drei Jahren liegen wird. Stattdessen schätzen Sie, wie viel Prozent der Verkäufe Rechnungen und Wartezeiten umfassen, und dann schätzen Sie, wie viele Tage im Durchschnitt Sie warten müssen, und Sie können einige Zahlentricks machen, um eine fundierte Schätzung zu treffen.
• Sie raten nicht, was Sie tun Ich werde es verdanken, indem ich all die imaginären Rechnungen aus einigen vermuteten zukünftigen Käufen addiere. Stattdessen schätzen Sie, wie viel Sie in Ausgaben als Prozentsatz von Verkäufen und Gehaltsabrechnung oder etwas auszahlen, dann schätzen Sie ungefähr den Wert eines Monats als Verbindlichkeiten.

Ich werde die Beispiele nicht belasten, weil ich denke, das ist schon genug, um den Punkt zu machen. Sie müssen einige logische Vermutungen machen.

Warum ist das wichtig?

Top Down vs. Bottom Up

Immer wieder stoße ich auf jemanden, der versucht, die kleinsten Details der projizierten Zinsausgaben zu verwalten, um mehrere verschiedene Kredite zu ermöglichen mit unterschiedlichen Raten und Bedingungen als Teil eines Geschäftsplans. Oder jemand versucht, Vermögenswerte zu erraten, indem er die genauen Kaufdaten und -werte erraten. Und dann gibt es Leute, die versuchen, zukünftige Kundenforderungen zu projizieren, indem sie die zukünftigen Verkäufe und Zahlungsmuster jedes Kunden erraten.

Das Problem ist natürlich, dass das wirklich schwer ist. Sie können eine lebenslange Berechnung der Details und kommen Sie nie so nah wie Sie mit einem guten Schätzwert.

Vergleichen Sie die Ebenen der Sicherheit: sagen wir, Zinsen sind in der Regel ein Prozent oder zwei der Gesamtkosten, und Aufwendungen sind normalerweise so etwas wie zwei- Drittel der Verkäufe. Wenn Ihre Umsatzschätzung für zukünftige Jahre innerhalb von 5% liegt, geht es Ihnen besser als den meisten. Wie falsch kannst du mit einem einfachen geschätzten Zinssatz umgehen, und wie stark beeinflusst das deine Prognosen? Sprechen wir nicht über winzige Prozentsätze von Ausgaben in einem System, das andere Elemente schätzen muss, die Hunderte von Male mehr Unsicherheit haben?

Hier ist ein Beispiel mit Zahlen: Ein Unternehmen plant, 1 Million Dollar zu verkaufen und hat einen Zinsaufwand von 10.000 Dollar. Die Spanne zwischen plus oder minus 5% im Verkauf beträgt $ 100.000, von $ 950.000 am unteren Ende bis zu $ ​​1.050.000 im oberen Bereich. Also, wenn Sie die projizierten Zinsen um 2.000 Dollar verpassen? Oder vielleicht 5.000? Ihre Prognose hängt von der Schätzung des Umsatzes, der Umsatzkosten, aller Ausgaben sowie der Aktiva und Passiva ab. Es gibt eine Menge Unsicherheit in diesem System, notwendigerweise ist das ein Teil des Prozesses. Schließlich werden Sie die Unsicherheit bewältigen, indem Sie Ihre Ergebnisse jeden Monat verfolgen und den Unterschied zwischen dem, was Sie geplant haben, und dem, was tatsächlich passiert ist, überprüfen.

Ich schlage vor, dass wir nur eine Sekunde darüber nachdenken. Ist es sinnvoll, dass es bei der Geschäftsplanung darum geht, die Zukunft so genau zu projizieren, dass ein einfacher durchschnittlicher geschätzter Zinssatz für Ihre geplanten Verbindlichkeiten nicht ausreicht? Haben Sie wirklich Zeit, die detaillierten Auswirkungen multipler hypothetischer Zinssätze auf mehrere hypothetische Kredite als Teil einer Prognose zu modellieren, die von einer geschätzten Umsatzprognose abhängt?

Planung ist für Entscheidungen, Prioritätensetzung und Management. Die Buchhaltung dient natürlich auch der Information und der Verwaltung, aber es gibt gesetzliche Verpflichtungen in Bezug auf Steuern. Die Buchhaltung muss notwendigerweise sehr ins Detail gehen. Planung erfordert eine Balance zwischen Detail und Konzept, denn es gibt Zeiten, in denen zu viele Details nicht produktiv sind.

Gute Nachricht: Es macht die Dinge einfacher

Das sind wirklich gute Nachrichten für die Unternehmensplanung. Was es bedeutet, dass Sie kein Bild Ihrer finanziellen Zukunft malen müssen, indem Sie jeden Ziegelstein in jedem Gebäude einzeln aufführen. Sie können es mit einem breiten Pinsel tun. Das macht es nicht weniger realistisch, in der Tat wird es es in der Regel realistischer machen, zumindest habe ich es gesehen, während ich mit Tausenden von Menschen an Tausenden von Geschäftsplänen gearbeitet habe.

Wir sind Menschen. Wir arbeiten besser daran, uns die Zukunft in größerem Maßstab vorzustellen, als sie in unserem Kopf zu bauen.

Buchhaltung kann niemals falsch sein. Geschäftspläne sind immer falsch (nicht, dass sie nicht nützlich sind - es ist wie Gehen oder Steuern, der Wert liegt in der Korrektur und dem Management von wo und warum sie falsch liegen, aber das ist ein anderes Kapitel.)

Ein Finale Wort der Warnung

Der Unterschied zwischen Planung und Buchhaltung ist für gut ausgebildete Buchhalter besonders schwierig. Sie haben gelernt, Berichte von Grund auf zu erstellen, aus dem Detail, und es kann sie verrückt machen, wenn Sie Schätzungen mit Prozentsätzen und Algebra machen und gesunden Menschenverstand für etwas, das sie gelernt haben, aus akribischen Details aufzubauen.

Wichtiger als sie verrückt zu machen, ist leider, dass manchmal diese dimensionale Unbequemlichkeit die Buchhalter so unglücklich machen kann, dass sie sagen werden, dass Ihre Schätzungen falsch sind. In diesen Fällen missverstehen sie oft, was es bedeutet, die Zukunft zusammenfassend darzustellen, anstatt die Details in der Vergangenheit zu zählen. Vergib ihnen, sie meinen es gut; aber lass dich auch nicht verrückt machen. Bleiben Sie bei der Planung.