Zu ​​shredden oder nicht zu shredden? Record Keeping für neue Unternehmen |

Die Gründung Ihres eigenen Unternehmens ist ein spannender erster Schritt in die Welt des Schiffs. Es ist auch der Beginn Ihrer Beziehung mit dem IRS.

Sie sind gesetzlich verpflichtet, die finanziellen Aufzeichnungen für die IRS auf der Hand zu halten. Aber an welche sollten Sie sich halten und welche sind nur ein zusätzliches Durcheinander?

Im Online-Buchhaltungsservice Bench sind wir Experten, wenn es um die feineren Nuancen beim Verfolgen Ihrer Finanzen geht. In diesem Handbuch sehen wir uns an, welche Datensätze Sie behalten müssen, wie lange Sie sie aufbewahren müssen und mit welchen effizienten Methoden Sie Ihre Datensätze organisieren können.

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Welche Steuerunterlagen muss ich aufbewahren?

Wenn Sie selbstständig sind oder ein kleines Unternehmen besitzen, verlangt das IRS, dass Sie Unterlagen aufbewahren, die die Ansprüche von Einkommen, Abzügen belegen oder Gutschrift auf Ihrem Steuererklärungsformular. Dies beweist, dass Sie das verdient haben, was Sie dem IRS verdienten, oder Sie kauften, was Sie dem IRS erzählten.

Im Allgemeinen sollte die Dokumentation, die Sie behalten sollten:

• Quittungen
• Bank- und Kreditkartenabrechnungen
• Rechnungen
• Stornierte Schecks
• Rechnungen
• Zahlungsnachweise
• Rechnungsabschlüsse von Ihrem Buchhalter
• Vorherige Steuererklärungen
• W2 und 1099 Formulare
• Belege, die einen Artikel unterstützen von Einkommen, Abzug oder Gutschrift, die auf Ihrer Steuererklärung

angezeigt wird. Denken Sie daran, dies ist keine umfassende Liste. Die Art und rechtliche Struktur Ihres Unternehmens wird sich darauf auswirken, welche Datensätze Sie für den IRS aufbewahren müssen.

Die Beweislast liegt bei Ihnen, dem Geschäftsinhaber, um alle erforderlichen Dokumente zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie mit der Buchführung beginnen, befolgen Sie diesen einfachen Grundsatz: Behalten Sie alles bei.

Im Falle eines Audits ist Ihre erste Verteidigungslinie die Quittungen und Steuerbelege. Speichern Sie alle von ihnen wird Ihr Schutzniveau maximieren. Außerdem behalten Sie Ihre Quittungen, so dass Sie alle Steuerabzüge geltend machen können, die Ihnen geschuldet sind.

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Eine mögliche Ausnahme: Die $ 75-Regel

Es gibt einige Ausgaben dafür Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, Quittungen zu führen. Zum Beispiel erfordert das IRS nicht, dass Sie Quittungen für Reisen (abzüglich Unterkunft), Unterhaltung, Geschenke oder Transport aufbewahren, solange Folgendes gilt:

• Die Kosten ohne Unterkunft betragen weniger als $ 75
• Die Kosten sind für den Transport, und eine Quittung ist nicht ohne weiteres verfügbar.

Beachten Sie jedoch, dass im Falle eines Audits Ausgaben in Frage gestellt werden können - auch solche unter 75 $.

Weitere Informationen siehe die Richtlinien der IRS zum Nachweis von Ausgaben unter $ 75.

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Wie lang Ihre Steuerunterlagen zu halten

Die Dreijahresregel:

Planen Sie Ihre Steuern zu behalten Aufzeichnungen für drei Jahre nach dem Datum, an dem Sie die Rücksendung eingereicht haben oder ab dem Fälligkeitsdatum der Rücksendung (je nachdem, welcher Zeitpunkt später ist). Wenn Sie Ihre Rücksendung frühzeitig einreichen, wird sie so behandelt, als wäre sie zum Fälligkeitsdatum eingereicht worden.

Diese Dreijahresregel kommt über die Verjährungsfrist zu uns, die Sie als Steuerzahler ändern können Steuererklärung - oder in der der IRS die Steuererklärung prüfen kann. Nach Ablauf der Verjährungsfrist müssen Sie für diesen Zeitraum keine Steuerdaten mehr führen.

Ausnahmen für die Dreijahresregel:

Wie immer gibt es Ausnahmen von dieser Regel. In einigen Fällen müssen Sie länger an den Aufzeichnungen festhalten, als es die dreijährige Verjährungsfrist erfordert. Ausnahmen sind:

Forderungsausfälle und wertlose Sicherheiten: Wenn Sie die Kosten für beide auf Ihren Steuererklärungen abgezogen haben, behalten Sie den Rekord für sieben Jahre.

Erloschenes Einkommen: Wenn Sie nicht melden Einkommen zu den IRS, und es ist mehr als 25 Prozent des Bruttoeinkommens bei Ihrer Rückkehr angegeben, Aufzeichnungen für sechs Jahre nach dem Datum Ihrer Einreichung oder das Fälligkeitsdatum der Rückkehr-je nachdem, was später ist.

Mitarbeiterrekorde: Beschäftigungsnachweise sollten vier Jahre nach Fälligkeit der entsprechenden Lohnsteuer oder später bezahlt werden.

Betrügerische Retouren: Wenn Sie eine Retoure betrügerisch ausfüllen, würden Sie halte es besser fest. Es gibt keine Verjährungsfrist für Rücksendungen, die die IRS irreführen.

Eigentumsrekorde: Sie sollten Aufzeichnungen für die Dauer der Verjährung drei Jahre lang aufbewahren, nachdem die Immobilie Ihren Besitz verlassen hat.

Bei Grundstücksaufzeichnungen müssen Sie sich an Unterlagen wie Urkunden, Titel und Kostengrundlagen halten. Auf diese Weise können Sie Abschreibungen, Amortisationen oder Ermäßigungen berechnen sowie den Gewinn oder Verlust bei Verkauf oder Verkauf der Immobilie berücksichtigen.

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Wie? Belege und Steuersätze speichern

Sobald Sie festgelegt haben, welche Datensätze Sie aufbewahren müssen und für wie lange, müssen Sie ein System für die Organisation einrichten.

Zum Glück akzeptiert das IRS digitale Dokumente so lange wie sie sind vollständige, genaue Reproduktionen der Originale. Auf Anfrage sollten Sie in der Lage sein, eine lesbare, gedruckte Kopie eines beliebigen Dokuments zu erstellen.

Dies bedeutet, dass die Tage, an denen Sie einen knarrenden Aktenschrank zum Speichern Ihrer Steuerunterlagen verwenden, vorbei sind; Es gibt eine Reihe von digitalen Lösungen, mit denen Sie papierlos arbeiten und Ihre Unterlagen in Ordnung halten können.

Mit sicheren Cloud-Speicheroptionen wie Dropbox, Evernote oder Google Drive können Sie Ihre Dokumente sicher online speichern. Wenn Sie nach der Gründung Ihres Unternehmens mit viel Papierkram zu tun haben, sollten Sie in einen automatischen Hochgeschwindigkeitsscanner investieren, um die Online-Übertragung effizienter zu gestalten.

Es ist auch eine gute Idee, eine Sicherungskopie davon zu behalten Ihre Dokumente entweder auf einem passwortgeschützten physischen Speichergerät oder in einem sekundären Cloud-Konto.

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Datensätze für steuerfreie Zwecke aufbewahren

Wenn Sie ein Dokument aus steuerlichen Gründen nicht länger festhalten müssen, prüfen Sie, ob Sie es wirklich benötigen, bevor Sie es shreddern. Ihre Gläubiger, Anwälte oder Versicherungsgesellschaften benötigen möglicherweise länger als das IRS, um sie länger zu behalten.

Wenn Sie Online-Speicher verwenden, können Sie nicht benötigte Dokumente löschen, sondern sie dauerhaft archivieren.

Lernen zu Navigieren Sie durch die grauen Bereiche der Führung von Kleinunternehmen - und richten Sie ein papierloses Organisationssystem ein -, das Sie vor den Gefahren des Büroalltags bewahrt und gleichzeitig dafür sorgt, dass Sie immer nach den Regeln spielen.