Sieben Schritte zur erfolgreichen Projektplanung |

In letzter Zeit war ich Teil mehrerer Projektteams. Einige dieser Erfahrungen haben mich veranlasst, mich zurückzulehnen und den Projektplanungsprozess zu analysieren, um zu verstehen, wie Projektmanagementplanung und -implementierung verbessert werden können.

Warum werden Projekte, die von talentierten Mitarbeitern geleitet werden, verschoben oder nicht abgeschlossen? Warum haben Projektteams manchmal das Gefühl, auf ein bewegliches Ziel zu schießen? Ich finde, dass das Fehlen einer richtigen Planung oder das Fehlen eines systematischen Ansatzes für Projekte fatal sein kann.

Was ist Projektplanung?

Projektplanung ist der Prozess der Definition Ihrer Ziele und Ihres Umfangs, Ihrer Ziele und Meilensteine ​​(zu erbringende Leistungen)) und Zuweisung von Aufgaben und Haushaltsmitteln für jeden Schritt. Ein guter Plan kann leicht mit allen Beteiligten geteilt werden und ist am nützlichsten, wenn er regelmäßig überarbeitet wird. Einfach einen Plan zu skizzieren und ihn nie wieder mit seinem Team zu besprechen, ist ein gutes Rezept für verschwendete Zeit und Mühe.

Sie können Ihre Projektplanung in einem einfachen Google-Dokument oder mit einer Projektmanagement-Software durchführen. Der Vorteil der Verwendung von Projektmanagement-Software ist, dass Sie in der Regel alle Ihre Dokumente und Ergebnisse an einem Ort speichern können, und Sie können vermeiden, wichtige Diskussionen und Entscheidungen auf die E-Mail oder Slack Void zu verlieren. Mit einem Tool wie Basecamp ist es beispielsweise einfach, den Fortschritt zu verfolgen und Konversationen und Elemente zu verfolgen, die eine Zusammenarbeit mit ein paar verschiedenen Personen erfordern.

Wenn Sie über Projektmanagement als oder in einem schnelllebigen Startup nachdenken Es könnte so aussehen, als würde alles zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber Sie sparen viel Zeit und Ressourcen, wenn Sie Ihren Projektplan von Anfang an dokumentieren und als Roadmap für Sie und Ihr Team nutzen.

Hier sind sieben Schlüssel für eine erfolgreiche Projektplanung Hilfe, um loszulegen.

1. Stellen Sie sich Ihren Plan als Fahrplan für Stakeholder vor

Jedes Projekt benötigt eine Roadmap mit klar definierten Zielen, die sich nach Abschluss der ersten Projektphase nicht ändern sollten. Alle Stakeholder, die von dem Ergebnis profitieren oder an der Projektdurchführung beteiligt sind, sollten benannt und ihre Bedürfnisse während des ersten Projektplanungsprozesses angegeben werden.

Zu ​​diesen Stakeholdern gehören:

• Der Projektmanager oder die Person, die letztendlich für die Fertigstellung verantwortlich ist
• Der "Kunde" der die Ergebnisse erhält - dies kann jemand in Ihrem Team (intern) oder ein tatsächlich zahlender Kunde sein.
• Das Team, oder die Personen, die für jede Taktik verantwortlich sind der Plan.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie die Bedürfnisse und Ziele jedes Beteiligten automatisch verstehen. Bevor Sie zu weit gehen, um Ihren Projektplan zu dokumentieren, sprechen Sie mit ihnen, um sicherzustellen, dass Sie das Projekt und die Fähigkeiten und Ressourcen von allen im Team wirklich verstehen.

2. Unterteilen Sie das Projekt in eine Liste der zu erbringenden Leistungen.

Erstellen Sie eine Liste aller Ergebnisse. Diese Liste sollte das größere Projekt in kleinere Aufgaben gliedern, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden können, und Sie sollten geschätzte Fristen für jedes Ergebnis oder jede Aufgabe angeben.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Genehmigungsprozess für jedes Ergebnis verstehen und dokumentieren. Wenn Ihr Projekt für einen externen Kunden bestimmt ist, stellen Sie sicher, dass Sie sich über den internen Genehmigungsprozess im Klaren sind, so dass Sie nicht von Verzögerungen überrascht oder durch das Waten durch konkurrierende Meinungen gebremst werden.

3. Sprechen Sie mit Ihrem Team

Identifizieren Sie alle Personen und / oder Organisationen, die an den einzelnen Aufgaben oder Aufgaben beteiligt sind, und beschreiben Sie ihre Verantwortlichkeiten im Detail. Andernfalls kann Fehlkommunikation zu Verzögerungen und Situationen führen, in denen Teammitglieder möglicherweise ihre Arbeit wiederholen müssen.

Halten Sie ein Kickoff-Meeting ab, um mit Ihrem Team über Ihren beabsichtigten Angriffsplan zu sprechen. Bitten Sie sie, Ihnen zu helfen, über den besten Weg nachzudenken, um die Arbeit zu erledigen. Dies wird Ihnen nicht nur dabei helfen, effizienter zu werden, es wird Ihnen auch dabei helfen, ihr Buy-In zu erreichen, weil sie mehr Eigenverantwortung für den Prozess haben. Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools wie Basecamp kann hilfreich sein, um alle auf dem richtigen Weg zu halten und Dokumente und Gespräche an einem Ort zu speichern.

Wenn Sie E-Mails verwenden, um über Projekte zu kommunizieren, sollten Sie eine E-Mail-Lösung für Team-Posteingänge verwenden, mit der Sie E-Mails, die projektbezogene Aufmerksamkeit erfordern, zuweisen können, anstatt endlose Konversations-Threads endlos weiterzuleiten.

4. Identifizieren Sie Risiken

Bestimmen Sie die Risiken Ihres Projekts. Denken Sie darüber nach, was Sie tun werden, wenn etwas viel länger dauert als erwartet, oder wenn die Kosten viel mehr sind, als Sie ursprünglich erwartet haben.

Sie müssen nicht für jedes mögliche negative Ergebnis eine bestimmte Vorgehensweise festlegen, aber du solltest etwas Zeit mit deinem Team verbringen und darüber nachdenken, was schiefgehen könnte. Dann können Sie so viel wie möglich tun, um diese Risiken von Anfang an zu mindern, anstatt später überrascht zu werden. Risikofaktoren können auch einen Einfluss darauf haben, wie Sie budgetieren.

5. Erstellen Sie ein Budget

Als Anhang zu Ihrer Liste mit Meilensteinen und Ergebnissen sollten Informationen über die Projektkosten und das geschätzte Budget angegeben werden. Widerstehen Sie dem Drang, große Dollar-Beträge großen Projekten zuzuweisen, ohne genau zu bestimmen, wie das Geld ausgegeben werden soll. Dies wird Ihrem Team helfen, die Ressourcen zu verstehen, mit denen es arbeiten muss, um die Aufgabe zu erledigen. Wenn Sie Ihr anfängliches Budget festlegen, handelt es sich bei diesen Zahlen möglicherweise um Bereiche und nicht um absolute Werte.

Für bestimmte Elemente müssen Sie möglicherweise Angebote von verschiedenen Anbietern anfordern. Es kann hilfreich sein, den vereinbarten Projektumfang kurz in Ihrer Budgetdokumentation zu dokumentieren, falls Sie aufgrund von Budgetrestriktionen Änderungen am größeren Projekt vornehmen müssen oder wenn Ihr Lieferant nicht genau das liefert, was Sie erwartet haben.

6. Meilensteine ​​hinzufügen

Verwenden Sie Ihre Liste der zu erbringenden Leistungen als Rahmen für das Hinzufügen von Meilensteinen und Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, um das größere Ziel zu erreichen. Legen Sie angemessene Fristen fest und berücksichtigen Sie die Produktivität, Verfügbarkeit und Effizienz der Projektteammitglieder.

Denken Sie über Ihre Meilensteine ​​innerhalb des SMART-Rahmens nach. Ihre Ziele sollten sein:

• Spezifisch: Klar, prägnant und in einer Sprache geschrieben, die jeder verstehen kann.
• Messbar: Verwenden Sie bei Bedarf Zahlen oder eine quantitative Sprache. Vermeiden Sie vage Beschreibungen, die den Erfolg einer persönlichen, subjektiven Interpretation überlassen.
• Akzeptabel: Erhalten Sie von Stakeholdern ein Buy-in zu Ihren Zielen, Meilensteinen und Ergebnissen.
• Realistisch: Stretch Ziele sind eine Sache, aber setze keine Ziele, die unmöglich zu erreichen sind. Es ist frustrierend für Ihr Team und für Ihre Stakeholder und kann letztendlich Ihr Projekt verzögern, da das Erreichen des Unmöglichen normalerweise mehr kostet und länger dauert.
• Zeitbasiert: Legen Sie konkrete Termine fest. Wenn Sie die Fristen für Ihre Meilensteine ​​ändern müssen, dokumentieren Sie, wann und warum Sie die Änderung vorgenommen haben. Vermeiden Sie Stealth-Änderungen - oder bearbeiten Sie Fristen, ohne Ihr Team und die relevanten Interessengruppen zu benachrichtigen.

7. Richtlinien für die Fortschrittsberichterstellung festlegen

Dies können monatliche, wöchentliche oder tägliche Berichte sein. Im Idealfall sollte ein Online-Arbeitsbereich für Ihr Projekt online oder offline eingerichtet werden, in dem alle Beteiligten den Fortschritt überwachen können. Stellen Sie sicher, dass Sie über einen Kommunikationsplan verfügen, der angibt, wie oft Sie die Interessengruppen über Fortschritte informieren und wie Sie Informationen teilen - etwa bei einer wöchentlichen Besprechung oder einer täglichen E-Mail.

Verwenden Sie das Framework, das Sie bei der Identifizierung Ihrer Meilensteine ​​eingerichtet haben führe deine Berichte. Versuchen Sie, keine Räder neu zu erstellen oder Zeit zu verschwenden, indem Sie jedes Mal neue Berichte generieren, wenn Sie den Fortschritt kommunizieren müssen. Denken Sie daran, dass die Verwendung einer Projektmanagement-Software wie Basecamp Stakeholder in der Schleife halten kann, ohne Ihren Posteingang zu überladen oder Gespräche in langen Slack-Chats zu verlieren.

Das Geheimnis effektiver Projektplanung und -verwaltung bleibt organisiert und kommuniziert gut mit Ihrem Team und Interessengruppen. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Projektmanagement-Software entscheiden oder nicht, überlegen Sie, wo und wie Sie alle Materialien und Ressourcen speichern, die sich auf Ihr Projekt beziehen - behalten Sie alles an einem Ort, wenn Sie können. Viel Glück!