Eine effektive Pressemitteilung verfassen |

Wir freuen uns, Mark Macias, Autor von "Schlagen Sie die Presse: Ihr Leitfaden zur Verwaltung der Medien " heute als Gastposter zu begrüßen. Mark Macias ist ein Fernsehjournalist, der in New York City lebt und arbeitet.

Sie werden niemals die erste Person sein, die einen Reporter oder Produzenten mit einer Story-Idee beauftragt. Zuschauer und Leser bombardieren die Medien jeden Tag mit schlecht geschriebenen Medien E-Mails und langgezogene Voicemails, die eine Abdeckung für Ereignisse verlangen, die normalerweise nicht nachrichtenwürdig sind. Leider schwächt dies die Glaubwürdigkeit für alle anderen, die versuchen, eine legitime Nachrichtenidee aufzustellen. Die Leute beklagen sich häufig darüber, dass die Medien nicht auf ihre Anrufe und E-Mails reagieren, aber es gibt einen Grund für diesen Diskurs.

Es ist nicht so, dass Reporter und Produzenten nicht auf die Öffentlichkeit hören wollen; Es ist unmöglich, Anrufe von jeder Person zu tätigen, besonders wenn ein Anrufer schnell 20 Minuten Zeit auffrisst. Erschwerend kommt hinzu, dass es für einen Reporter einfacher ist, auf Ihre E-Mail oder Voicemail zu klicken, als Ihre gesamte Nachricht zu überprüfen. Leider können Sie die Berichterstattung in den Medien nie gestalten oder beeinflussen, ohne diese anfängliche Kontakthürde zu überwinden.

Jeder Journalist misst während dieser ersten Interaktion mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen ständig den Wert einer Geschichte. Die meisten erfahrenen Journalisten glauben, dass sie innerhalb von Sekunden nach dem Hören einer Tonhöhe erzählen können, ob es eine Geschichte ist oder nicht, und sie haben normalerweise Recht. Ihre Aufmerksamkeitsspanne ist begrenzt über das Telefon, weshalb Sie präzise, ​​umfassend und kohärent mit jeder Tonhöhe sein müssen. Der schnellste Weg, um die Glaubwürdigkeit eines Reporters oder Produzenten zu verlieren, besteht darin, einige Minuten lang zu erzählen, bevor Sie erklären, worum es in Ihrer Geschichte geht.

Es gibt keine Regeln für diese erste Begegnung mit einem Reporter oder Produzenten, aber genau wie das Leben dort sind ungeschriebene Regeln, um ein zufälliges Chaos zu verstehen. Es gibt Möglichkeiten, durch dieses Medien-Labyrinth zu navigieren, so dass Ihre E-Mails und Telefonanrufe nicht im Shuffle verloren gehen. Es gibt auch bessere Stunden und Tage, um die Reporter anzuhalten, wenn ihre Zeit weniger dringlich ist und ihre Aufmerksamkeit konzentrierter ist. Bevor Sie jedoch diesen ersten Kontakt herstellen, müssen Sie zunächst lernen, eine nachrichtenwürdige Idee effektiv zu identifizieren, zu pitchen und zu kommunizieren.

Zeitungs- und Fernsehreporter sollten nicht so angesprochen werden, wenn es um das Schreiben von E-Mail-Pressemitteilungen geht. Die beiden Medien sehen sich mit ihren Geschichten unterschiedlichen zeitlichen Beschränkungen gegenüber, und das bestimmt, wie lang oder kurz Sie Ihre Tonhöhe machen sollen.

Beginnen wir mit Fernsehen, wo Weiß immer gut ist. Je mehr Leerraum in den E-Mail-News veröffentlicht wird, desto besser. Niemand möchte eine E-Mail öffnen und acht lange Absätze mit einem einzelnen Abstand sehen. Ihre erste Tonhöhe sollte nie mehr als vier Absätze haben. Das ist ein Stereotyp, aber das Fernsehen bewegt sich so schnell, dass kein Schreibtischassistent, Reporter, Produzent oder Nachrichtenmanager sich die Zeit nimmt, eine Veröffentlichung zu lesen, die einem Roman ähnelt. Sie könnten es in den zweiten oder dritten Absatz schaffen, aber sie werden nicht drei Seiten mit einzelnen Zeilen lesen.

Hier ist eine Formel, die mit meinen Kollegen und mir zu funktionieren scheint. Versuchen Sie, an eine eingängige Überschrift zu denken, die Sie an die Spitze der Veröffentlichung setzen, und verfolgen Sie dann Ihre Tonhöhe mit einem Absatz, der die Geschichte erklärt. Der zweite Absatz sollte dem Reporter erzählen, warum die Zuschauer an Ihrer Idee interessiert sind. Dies mag für den neuen Publizisten eine herausfordernde Aufgabe sein, aber durch die Anwendung der fünf W's können Sie den Fokus der Geschichte eingrenzen. Der dritte Absatz sollte der Erklärung dienen, was Sie an den Tisch bringen oder warum Sie die Geschichte erzählen. Wenn Sie mehr Statistiken, Artikel oder Recherchen für den Reporter haben, sagen Sie ihm in der E-Mail, die Sie ihm auf Anfrage zur Verfügung stellen können.

Warum geben Sie dem Reporter nicht alle Recherchen auf einmal oder senden Sie es als Anhang? Es kann für jeden Reporter einschüchternd sein, eine E-Mail zu öffnen und mehrere Anhänge zu sehen, weil er nicht weiß, welcher zu öffnen ist. Wenn Zeit zählt, will niemand Zeit damit verschwenden, nutzlose Anhaftungen zu öffnen. Wenn jedoch ein Reporter nach einer bestimmten Anfrage fragt, wissen Sie, welcher Anhang gesendet werden soll.

Viele Publizisten machen den Fehler, alles in eine Pressemitteilung zu stopfen. Der Zweck einer Veröffentlichung ist es, den Reporter oder den Produzenten für die Geschichte zu interessieren. Sie versuchen nur, sie auf die Idee aufmerksam zu machen und ihr Interesse zu wecken. Mach dir keine Sorgen, wenn die Veröffentlichung nicht alle Fragen beantwortet. Wenn es eine gute Geschichte ist, gibt Ihnen der Reporter eine Chance, diese Fragen später zu beantworten.

Ihr Ansatz sollte sich ändern, wenn Sie Zeitungen aufschlagen, aber Sie sollten immer noch mit den gleichen Prinzipien wie beim Fernsehen beginnen: Beginnen Sie mit einer einprägsamen Überschrift. Verwende die fünf W's, um den Fokus der Geschichte einzugrenzen und erkläre, warum du die Person bist, die die Geschichte erzählt. Ihre E-Mail-Mitteilung sollte detaillierter sein, abhängig vom Thema und der Nachrichtenquelle, die Sie einstellen, aber sie sollte nicht mehr als eine Seite umfassen. Sie können Ihrer Idee Glaubwürdigkeit verleihen, indem Sie aktuelle Zeitschriften oder Studien hinzufügen, die Ihre Idee unterstützen, sowie einen Absatz, der erklärt, welche Kenntnisse die Anhänge haben.

Wenn Sie keine Antworten von Ihren Pitches erhalten, sollten Sie es noch einmal überdenken Ihr gesamter Ansatz. Vielleicht ist deine Story-Idee nicht fokussiert oder du stellst falsche Reporter an. Vielleicht haben Sie nicht richtig erkannt, warum Ihre Geschichte berichtenswert ist. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Pressemitteilung zu überdenken, um zu sehen, ob Sie die Essenz Ihrer Geschichte vermitteln. Denken Sie daran, dass Public Relations keine Werbung sind, sondern dass es für jede Geschichte ein Zuhause gibt. Es geht nur darum, die richtige Nische zu finden und den Platz direkt für diese Nische zu schneidern.

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