Ihre Rechnung wurde abgelehnt: Top 8 Tipps für die Rechnungsstellung von Unternehmen |

Der Abschluss eines Geschäfts mit einem Unternehmen oder einem Firmenkunden ist ein großer Ansporn für jedes Unternehmen, egal ob klein oder groß.

Aber bezahlt werden, ist eine andere Sache ganz.

Es kann so reibungslos wie Sie hoffen, oder in einer totalen Unordnung enden. Alles hängt davon ab, wie Sie Ihre Kunden in Rechnung stellen. Einmal empfangen und aufgezeichnet, löst die Rechnung eine Reihe von Prozessen aus, die dazu führen, dass Ihr Konto mit Geld belastet wird - es sei denn, etwas schief geht.

Der Schlüssel zur rechtzeitigen Abrechnung Ihrer Rechnungen liegt in den Details. Die folgenden Tipps stammen aus meinen zwei Jahren in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, und nach ihnen sparen Sie Zeit, Geld und eine Menge Stress.

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1. Wissen, wohin Ihre Rechnungen tatsächlich gehen

Wenn Sie mit großen Unternehmen arbeiten, müssen Sie daran denken, dass die Kreditorenbuchhaltung einer der ersten Prozesse ist, der ausgelagert und automatisiert wird. Und wo Automatisierung ist, ist die Toleranz für Fehler nahezu gleich Null. Das gilt auch für Ihre Rechnungen.

Das bedeutet, dass jemand in einem anderen Land (und möglicherweise auch in einer anderen Zeitzone) Ihre Rechnungen verbucht. Ob es sich um eine dritte Partei oder ein Shared Service Center handelt, die Qualitätsstandards sind streng. Sie werden nicht zögern, eine Rechnung abzulehnen, besonders von einem kleinen Verkäufer, bei dem geringsten Verdacht, dass etwas nicht stimmt. Was Ihnen als triviales Detail erscheinen könnte, könnte im Falle eines Audits tatsächlich ernsthafte Auswirkungen auf den Outsourcing-Partner haben.

Zudem arbeitet AP mit einem hohen Dokumentenaufkommen und jeder einzelne wird sehr schnell bewertet. Es gibt keine Zeit, jede Rechnung im Detail zu analysieren - sie ist entweder korrekt oder nicht und das war's. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen sofort akzeptiert und genehmigt werden. Wie? Nun, indem Sie!

2 einhalten. Nennen Sie es von Anfang an

Die Mehrzahl der Zahlungsprobleme, die ich gesehen habe, könnte leicht vermieden werden, wenn Sie einfach die Abrechnungsanforderungen des Kunden befolgen. Je mehr Leute an der Vereinbarung beteiligt sind, desto größer ist jedoch die Chance, dass diese Informationen verloren gehen.

Oft werden die Abrechnungsinstruktionen von Handelsvertretern entgegengenommen, doch da sie sich mehr auf die Sicherung neuer Leads konzentrieren, neigen sie dazu, dies zu vernachlässigen die folgenden Formalitäten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Verkäufe und Abrechnungen auf derselben Seite sind. Warten Sie nicht, bis die Rechnung überfällig ist, um zu überprüfen, ob sie korrekt ausgestellt wurde.

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3. Halten Sie Ihre Rechnungen lesbar.

Unabhängig davon, ob Sie elektronische oder Papierrechnungen senden, werden diese höchstwahrscheinlich gleich zu Beginn gescannt und an eine Rechnungslesesoftware weitergeleitet. Der AP-Buchhalter verifiziert sie als nächstes.

Hier können viele Dinge schief gehen. Zuallererst sind diese Anwendungen nicht gut beim Lesen von Farbe. Sie könnten versucht sein, Ihre Rechnungen mit verschiedenen Farbtönen zu würzen, aber es ist am besten, sie einfach zu halten. Es ist ein Muss, alle Texte und Zahlen in Schwarz zu haben.

Scannen Sie die Rechnungen nicht selbst - das resultierende Bild im System des Kunden ist sicher nicht lesbar. Der richtige Weg ist das Erzeugen eines PDFs.

Stellen Sie zweitens sicher, dass die wesentlichen Details (Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Nummer, Bestellnummer, Firmenname und -adresse, Beträge und Steuersätze) hervorstechen. Sie müssen auf den ersten Blick leicht zu erkennen sein. Andernfalls könnte die Rechnung sofort zurückgewiesen werden, selbst wenn die Information tatsächlich da ist.

4. Berechne die richtige Entität

Je größer die Firma, desto mehr Entitäten wird es wahrscheinlich haben. Wenn das Bestellformular nicht anders lautet, fakturieren Sie die Einheit, mit der Sie gerade Geschäfte machen.

Viele Verkäufer neigen dazu, ihre Rechnungen an die Unternehmenszentrale zu richten, wenn sie Zweifel hinsichtlich der korrekten Rechnungsadresse haben. AP wird sie ablehnen und das Dokument mit den korrigierten Details erneut senden.

Verkürzen Sie außerdem niemals den Firmennamen oder seine Adresse. Einige Länder (z. B. Singapur) haben diesbezüglich sehr strenge Vorschriften, und AP akzeptiert möglicherweise keine Rechnungen mit Abkürzungen oder fehlenden Angaben.

Das klingt vielleicht absurd, aber manchmal musste ich Rechnungen mit falscher Boden- oder Straßennummer ablehnen in der Adresse des Kunden. Verwenden Sie genau das, was Sie von Ihrem Geschäftspartner erhalten haben.

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5. Respektieren Sie die Bestellung

Ihre Kunden werden höchstwahrscheinlich eine Bestellnummer (oder "Bestellnummer") auf Ihrer Rechnung benötigen. Stellen Sie sicher, dass dies der Fall ist, und halten Sie alle in der Bestellung enthaltenen Informationen ein.

Die Bestellung ist die Priorität, nach der AP sucht, wenn sie Rechnungen unter dieser Nummer buchen. Wenn es nicht da ist oder es schwer zu erkennen ist, kann die Rechnung abgelehnt werden und der geplante Zahlungslauf wird nicht angenommen. Verfolgen Sie den finanziellen Zeitraum, den die Bestellung deckt, und das verfügbare Bargeld. Wenn Sie eine Rechnung mit einer veralteten oder veralteten Bestellung versenden, wird die Zahlung mit Sicherheit um Tage oder Wochen verzögert. Dies ist besonders problematisch beim Übergang von einem Geschäftsjahr in ein anderes.

Es ist auch eine gute Praxis, eine Bestellung pro Rechnung zu führen. Es mag praktischer erscheinen, mehrere POs in ein Dokument aufzunehmen, aber es wird es für AP schwerer machen, zu buchen, besonders wenn es ein Problem mit einem von ihnen gibt.

6. Rechnung in der richtigen Währung

Währungsabweichungen sind ein weiterer häufiger Grund für verspätete Zahlungen, insbesondere beim Handel mit ausländischen Einheiten. Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Sie damit umgehen.

Einige Länder, wie Indien, machen es extrem schwierig, Überweisungen in Fremdwährungen zu verarbeiten. Ich habe Zahlungen gesehen, die monatelang gezogen wurden und nur durch eine neue Bestellung gelöst wurden.

Falls Sie Ihren Kunden in einer anderen als der lokalen Währung in Rechnung stellen, müssen Sie möglicherweise auch das entsprechende Inlandseinkommen angeben Beträge auf der Rechnung, einschließlich und exklusive Steuern.

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7. Überarbeiten Sie Ihr Adressbuch regelmäßig.

Die Aktualisierung Ihrer Kontakte ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Sie Ihre Kunden nicht häufig in Rechnung stellen. Große Unternehmen verbessern immer ihre Prozesse und Datenverwaltungssysteme, was oft zu veränderten E-Mail-Adressen führt.

Normalerweise kommunizieren sie diese im Voraus, aber automatisierte E-Mails können leicht in Ihrem Posteingang verloren gehen oder als Spam gefiltert werden. Wenn Sie Rechnungen an eine persönliche E-Mail-Adresse senden, müssen Sie eine generische Finanz- oder Buchhaltungsadresse in CC angeben. Die Leute kommen und gehen, also machen Sie nicht den Fehler, jemanden zu erreichen, der nicht mehr mit der Firma zusammen ist.

AP-Buchhalter können ihren Posteingang auch nicht so oft prüfen, wie sie möchten. Wenn Sie Ihre Rechnungen über generische Kanäle einreichen, wird sichergestellt, dass sie innerhalb des Standardzeitraums bearbeitet werden.

8. Follow-up mit einem Lächeln

Immer, wenn Sie mit AP über Ihre abgelehnte Rechnung oder eine verspätete Zahlung nachkommen, wird Freundlichkeit einen langen Weg gehen. Natürlich haben Sie das Recht, das Geld pünktlich zu verlangen, aber ein negativer Ton mit einem AP-Angestellten hilft nicht.

Das Problem ist wahrscheinlich nicht ihre Schuld. Sie sind viel eher eine extra Meile für Sie, wenn Sie Empathie und Freundlichkeit zeigen. Ihre Arbeit ist extrem banal, so dass sie als Menschen und nicht als Maschinen behandelt werden, wird zu Ihren Gunsten funktionieren.