Small Business IT: Auf den richtigen Fuß gehen |

Kann ich Ihnen gegenüber ganz ehrlich sein?

Die Bereitstellung von IT-Services für kleine Unternehmen ist oft frustrierend.

Das gilt besonders, wenn Sie das erste Mal sind von jemandem zu hören ist, wenn das ganze Büro in ein katastrophales Durcheinander geraten ist.

Ich meine, sicher - aus der Sicht eines Service Providers gibt es Geld für die Rettungsaktion.

Aber es gibt auch dieses hartnäckige Nörgeln dachte, dass mit den richtigen Vorbereitungen nichts davon jemals passieren musste.

Hier ist der innere Schmutz, wie man IT von Anfang an macht:

Sie können Strategie nicht überspringen

OK, ich weiß was du denkst.

"Ich brauche keine IT-Strategie. Ich brauche nur ein paar Computer und eine Internetverbindung. "

Und du hast recht. Sie können damit völlig durchkommen - zumindest für eine Weile. An den meisten Tagen wirst du im Büro auftauchen und es wird alles wie am Vortag funktionieren.

Aber, hier ist das Problem

Ohne eine Strategie wirst du endlos endlose Upgrades und Ersetzungen aufgeben müssen Infrastruktur. Sie überspringen auch die Art der Vorbeugung und Wartung, die verhindert, dass sich kleine Probleme zu Desastern entwickeln.

Dies kann zu einer "Tod durch tausend Schnitte" -Situation werden - kleine Probleme, die immer wieder auftreten, weil sie nie richtig behoben werden. Die Techniker-Callout-Gebühren und die verlorene Produktivität werden sich addieren.

Sie können sich auch zu totalen Katastrophen entwickeln, die Ihr gesamtes Unternehmen zum Erliegen bringen.

Es ist nicht so anders, als eine alte Jalopy zu fahren, die nie eine bekommt planmäßiger Service - Sie tun es, um Geld zu sparen, und doch ist es so teuer, auf der Straße zu bleiben.

Und so wie ein altes und schlecht gewartetes Auto auf dem Weg dorthin vielleicht zusammenbricht Unbewirtschaftete IT-Systeme können direkt zur geschäftigsten Zeit des Jahres vom Flughafen in die Luft gehen.

Ohne eine IT-Strategie verwalten Sie keine IT-Probleme - Sie reagieren nur auf sie, wenn sie auftreten.

Geben Sie einen Wert ein auf Ihre Produktivität

Ein großer Teil des Problems hier ist, dass Sie wahrscheinlich eine viel bessere Vorstellung davon haben, was es kostet, IT-Probleme zu vermeiden, als es kostet, sie zu erfahren.

Neue Hardware, Software und IT-Support-Verträge in der Regel mit klaren Preisschildern kommen. Aber wenn Sie sich nicht hingesetzt haben und einige Summen gemacht haben, haben Sie wahrscheinlich keine klare Vorstellung davon, was Ihre Ausfallzeit wirklich kostet.

Wie viel Zeit verbringen Sie mit Lohn? Wie viel an einem Tag für Miete, Rechnungen und Marketingkosten?

Wenn Ihre Systeme ausfallen, sparen Sie immer noch diese Kosten. Sie haben einfach nichts für sie zu zeigen.

Der Erfolg, den Sie für Reputation, Moral und Dynamik bekommen, ist schwerer zu berechnen, aber immer noch sehr real.

Sie brauchen wahrscheinlich nicht zu viel zu lernen. Tiefe damit - Sie können niemals genau vorhersehen, wie sich ein bestimmtes Problem auf Sie auswirkt. Nur eine ungefähre Idee, die hinter dem Briefumschlag steckt, hilft Ihnen, Ihre Produktivität besser zu schätzen.

Aber wenn Sie sich nie hinsetzen und darüber nachdenken, was Ihre Ausfallzeit wirklich kostet, werden Sie es wahrscheinlich drastisch unterbewerten. Sie werden fortwährend jede aktive Entscheidung vermeiden und aufschieben, um die Kontrolle über Ihre IT-Probleme zu übernehmen - ohne zu wissen, wie viel Geld Sie wegen der Betriebsausgaben ausbluten lassen, da diese Probleme Ihr Geschäft blockieren.

Legen Sie die Verantwortlichkeit für IT fest

Vielleicht Das Schlimmste daran, keine klare IT-Strategie zu haben, ist, dass Sie dazu neigen, niemanden zu haben, der Ihre IT-Umgebung richtig verwaltet.

Die häufigste Art, wie kleine Unternehmen dies falsch machen, ist ein Mitarbeiter ohne formelle IT-Rolle Wer "Computer kennt".

Der andere Weg besteht darin, einen IT-Experten spontan zu kontaktieren, wenn Probleme auftreten.

In jedem Fall warten Sie darauf, dass etwas schief läuft, bevor Sie etwas unternehmen. Sie lösen keine Probleme, bevor sie auftreten.

Mal sehen, wie das funktioniert.

Das wird konkreter, wenn man sich anschaut, wie es in der realen Welt ablaufen kann.

Nehmen wir an, dass nach ein paar Jahren regulärer Nutzung die Festplatte in Ihrer Datei liegt Server verbraucht sich. Dies ist einer der häufigsten Hardwarefehler in einem Server.

Deshalb speichert fast jeder Server die gleichen Daten auf zwei Laufwerken. Auf diese Weise wird sofort in eine andere gewechselt und Sie können fortfahren, ohne eine Sekunde an Produktivität zu verlieren.

Der Server sendet auch eine Nachricht an Ihren Systemadministrator, um ihn darüber zu informieren, dass das Laufwerk ersetzt werden muss. Es besteht die große Chance, dass die Laufwerkseinschübe Ihres Servers "hot swappable" sind. Das bedeutet, dass der Techniker das Laufwerk öffnen und das Laufwerk ersetzen kann, während es noch läuft.

Der Verlust des Laufwerks, das die Arbeit aller Beteiligten enthält, ist möglicherweise ein totaler Show-Stopper. Aber mit dieser Kombination von netten kleinen Innovationen kann es so reibungslos gehandhabt werden, dass der Rest des Büros es wahrscheinlich nicht einmal bemerken wird.

So weit, so gut. Aber was ist, wenn niemand diese Warnungen empfängt oder überwacht, dass etwas nicht stimmt?

Nun, dann sind Sie nur eine Festplatte, die nicht in Ihrem gesamten Büro zum Stillstand kommt. Ihre verbleibende Festplatte ist genauso alt und unterliegt genau der gleichen Verwendung, so dass dieser Moment nicht zu weit weg ist.

Dies bedeutet, dass niemand arbeiten kann, bis Ihr Techniker einen freien Moment hat, um Ihre Toten zu ersetzen Festplatten und Wiederherstellung Ihrer Daten aus Ihren Backups. Es ist eine dringende Arbeit, also sind Sie wahrscheinlich auf der Suche nach einer Notrufgebühr oder nach Feierabend.

Und hier ist der gruselige Teil: weil niemand dafür verantwortlich war, könnte es auch sein Momentan stellen Sie fest, dass Ihre Backups beschädigt sind.

Dies ist nur eine der Möglichkeiten, wie eine unbedeutende Routinewartung, die nicht überwacht wird, zu einem stressigen und abscheulich teuren Einfrieren Ihres gesamten Büros führen kann.

Es ist entscheidend für die Sicherheit

Computer-Sicherheitsverletzungen sind ein zunehmender Kostenfaktor für Unternehmen jeder Größe. Im Jahr 2017 erklärte der Milliardär Warren Buffett die Cybersicherheit sogar zur größten Herausforderung für die Menschheit.

Ohne eine klare Verantwortung für die IT gibt es keine klare Verantwortung für die Sicherheit von Systemen - um sicherzustellen, dass Software und Firewalls richtig konfiguriert sind Betriebssystem und Router-Firmware für Sicherheitsupdates gepatcht.

Da niemand darauf achtet, ist eine teure und stressige Sicherheitsverletzung keine Frage von wann, sondern wann.

Einsatz, Contracting oder Outsourcing

Wenn ja Aufgrund des Arbeitsvolumens kann es sinnvoll sein, einen Techniker oder Systemadministrator auf Teilzeit- oder Vollzeitbasis einzustellen.

Nur sehr wenige neue Unternehmen werden dieses Arbeitsvolumen benötigen. Hier kann es sinnvoller sein, einen Freiberufler zu beauftragen, Ihre Systeme remote zu überwachen und Vor-Ort-Services für die benötigte Stundenzahl bereitzustellen.

Unabhängig davon, ob Sie anstellen oder einen Vertrag abschließen, ist es wichtig, jemanden mit Erfahrung zu engagieren IT-Dienstleistungen in einem Geschäftsumfeld. Ansonsten ist es zu einfach, mit jemandem zu enden, der Branchenkonventionen und -standards nicht versteht und die Dinge auf ihre eigene seltsame und wundervolle Weise tut. Dies führt zu einer IT-Umgebung, die für jeden anderen Techniker völlig unverständlich ist. Hier kann es hilfreich sein, einen Berater hinzuzuziehen, der Sie bei der Suche nach Kandidaten unterstützt.

Viele Inhaber kleiner Unternehmen haben das Gefühl, dass sie genug haben, um zu managen, ohne dass sie navigieren müssen. Stattdessen werden sie ihren IT-Support an ein externes Unternehmen auslagern.

Übernehmen Sie die Kontrolle über die Lebensdauer Ihrer IT-Infrastruktur

Aussehen: Wenn Ihre IT-Umgebung nur aus Ihnen und Ihrem Computer besteht, ist das Lifecycle Management einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist einen Computer zu kaufen und ihn zu benutzen.

Ein paar Jahre später wird es ein bisschen langsam und mühsam, mit den steigenden Anforderungen neuer Software Schritt zu halten. Das ist, wenn Sie ein neues kaufen.

Dieser Ansatz "lasst uns nur sehen, was passiert" skaliert nicht sehr gut. In einer komplexeren Umgebung wie einem Client / Server-Netzwerk treten Probleme auf.

Brüche verursachen Unterbrechungen und Ausfallzeiten

Leider bedeutet das Ersetzen von Dingen nacheinander, dass man warten muss, bis sie irgendwann kaputt gehen. Das bedeutet, dass jeder einzelne Artikel, den Sie kaufen, die Möglichkeit hat, Ihren Arbeitstag zu unterbrechen - und vielleicht zur schlimmstmöglichen Zeit.

Die Unterbrechungen und Produktivitätsverluste sind oft viel teurer als die Hardware selbst. Sie können auch weitere Kosten aufladen, indem Sie Ihrem Techniker jedes Mal, wenn etwas ausgetauscht werden muss, eine Callout-Gebühr zahlen.

Ihre IT-Umgebung wird zunehmend unstandardmäßiger und komplexer

Im Laufe der Jahre wird das Problem immer größer Eins nach dem anderen ist, dass Ihre IT-Umgebung nach und nach seltsame, einzigartige Konfigurationen und Schnellkorrekturen anhäufen wird, die über Jahre herumhängen, damit alle Teile miteinander kommunizieren.

As Ihre IT-Umgebung wird idiosynkratischer, es wird für Techniker schwieriger zu verstehen. Grundlegende Aufgaben werden viel zeitaufwendiger - auf die eine oder andere Weise bezahlen Sie für diese Zeit.

Einer der beunruhigendsten Punkte ist, dass Sie sich auf alte Software und alte Protokolle verlassen können - das kann bedeuten Durch das Anwenden von Sicherheitsupdates kann die Ausführung der Software verhindert oder die Kommunikation zwischen den Computern unterbrochen werden.

Einige Unternehmen in dieser Situation wenden gerade keine Sicherheitsupdates an, wodurch sie sich für Ransomware öffnen. Im Jahr 2017 richteten die beiden schlimmsten Ransomware-Angriffe auf eine Sicherheitslücke, die Microsoft bereits repariert hatte.

Durch ein klares Ersatzdatum für Ihre Infrastruktur können Sie in den kommenden Jahren einige ernsthafte Probleme vermeiden.

Zeitplanung auf Ersetzen Sie Ihre Infrastruktur

Eine der schönen Dinge bei der Kontrolle der Infrastrukturlebensdauer ist, dass Ihnen keine Ersatzzeiten mehr aufgezwungen werden. Sie können es für den Teil des Jahres planen, wenn es dort ist.

Für viele Unternehmen ist dies im Sommer der Fall, wenn Ihre Mitarbeiter und Kunden Urlaub machen. Aber wenn der Sommer deine geschäftigste Zeit ist, könnte der Winter vielleicht besser sein.

Natürlich ist der langsame Teil des Jahres auch, wenn der Cashflow am engsten ist. Aber wenn Sie Jahre im Voraus wissen, wann alles ersetzt werden muss, haben Sie ausreichend Zeit für das Budget.

Bis zu diesem Zeitpunkt sollten Sie sich mit Ihrem Techniker zusammensetzen, um die Migration auf eine neue Infrastruktur zu planen. Wenn der Rest Ihres Büros während der Migration nicht vollständig heruntergefahren wird, sollten Sie auch überlegen, wie Sie Ihre Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt produktiv halten können.

Richtlinien für IT-Sicherheit und -Wiederherstellung schreiben

IT-Sicherheit bedeutet mehr als nur richtig konfigurierte und aktualisierte Software. Viele Angriffe zielen auf die menschliche Schwachstelle ab, indem sie Benutzer dazu bringen, schädlichen Code auszuführen oder erratbare Passwörter zu knacken.

Natürlich können Sie trotz Ihrer besten Vorbereitungen noch immer verbrannt werden. Darauf müssen Sie auch vorbereitet sein.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu Phishing und Spear-Phishing

Phishing-Attacken tarnen sich als legitime E-Mails, um Leute dazu zu bringen, schädliche Anhänge auszuführen. In zunehmendem Maße werden Unternehmen auch durch "Spear Phishing" angesprochen - eine Art Phishing-E-Mail, die an eine bestimmte Person gerichtet ist.

Sie müssen Ihre Mitarbeiter schulen, damit sie diese Bedrohungen erkennen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine tatsächliche Unterhaltung darüber führen, anstatt nur ein Dokument unterschreiben zu lassen, um zu sagen, dass sie die Unternehmensrichtlinien verstehen.

Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass dieses Zeug offensichtlich ist. Es scheint für Sie offensichtlich, aber nicht jeder hat das gleiche Maß an Wissen. Diese Angriffe bleiben nur bestehen, weil sie teilweise funktionieren.

Interne und externe Kennwortrichtlinien

Immer leistungsfähigere Computerhardware macht es immer einfacher, Kennwörter zu knacken.

Wenn Sie keine Kennwortrichtlinien festlegen, ist dies wahrscheinlich beides Sie und Ihre Mitarbeiter haben etwas unsicheres gewählt. Gute Passwörter sollten mindestens 10 Zeichen lang sein und nicht zu sehr von gängigen Wörtern abhängig sein. Sie sollten auch eindeutig sein.

Da es schwierig sein kann, sich an viele Passwörter zu erinnern, die diese Bedingungen erfüllen, sollten Sie die Verwendung eines Passwort-Managers in Erwägung ziehen - wir verwenden LastPass, aber jede der beliebten Alternativen tut viel Gleiche Sache.

Notfallwiederherstellungsplan

Die meisten Geschäftsinhaber erkennen, wie wichtig Backups sind. Aber viel weniger verstehen die Notwendigkeit eines Disaster Recovery-Plans - eine dokumentierte Reihe von Prozeduren für den Fall von Katastrophen wie Ransomware, Einbruch oder Überschwemmungen.

Wenn diese Katastrophen einsetzen, kostet jede Sekunde produktiver Arbeit Geld. Sie möchten diese Zeit nicht wirklich darauf verwenden, herauszufinden, was Sie als Nächstes tun müssen - und es ist zu spät, um zusätzliche Vorbereitungen zu treffen.

Disaster Recovery-Pläne sollten überarbeitet werden, wenn sich Ihre IT-Umgebung ändert und wächst.

Es geht darum, Kopfschmerzen zu vermeiden, während Sie wachsen

Die meisten von uns haben einen großen Teil unseres Lebens damit verbracht, Computer zu Hause, an der Schule, an der Universität und am Arbeitsplatz zu benutzen, ohne jemals wirklich darüber nachzudenken, was unsere "Strategie" ist. Wir schalten es einfach ein und beginnen damit, Dinge zu erledigen.

Diese Einstellung ist in vielen Situationen in Ordnung, aber wenn Sie Ihre IT-Anforderungen in einem neuen Unternehmen verwalten, richten Sie sich auf Stress, Kosten und Kopfschmerzen. Die gute Nachricht ist, dass dies vermieden werden kann.

Wenn Sie genau planen, wer für Ihre IT zuständig ist, wie lange Sie erwarten, wie Ihre Mitarbeiter es nutzen und was zu tun ist, wenn etwas schief geht, können Sie es geben Ihr neues Geschäft die beste Chance auf Erfolg.