Tools, Tipps und Tricks für verbessertes Business Writing

Von den vielen Kursen, die ich am College absolvierte, war das Schreiben von Geschäftsunterlagen die größte Herausforderung. Studenten, deren Pläne eine berufliche Karriere beinhalten, sind nicht an abstrakten Regeln interessiert, die auf Standards, verwirrende Rechtssprache und andere in diesen Klassen präsentierte Materialien verweisen. Nach einer Zeit, in der ich verschiedene Dokumente bearbeitet und geschrieben habe, sind meine Klassenkameraden und ich noch verwirrter geworden.

Klares und prägnantes Schreiben sollte in der Geschäftswelt leicht fallen, wo eine endlose Anzahl offizieller E-Mails von Tag zu Tag versendet werden wichtige Nachrichten werden übermittelt. Jedoch sind nicht alle Geschäftsleute in der Lage, durch geschriebene Worte effektiv zu kommunizieren. Glücklicherweise gibt es immer Raum für Verbesserungen, solange wir uns der Entwicklung dieser Fähigkeit verschrieben haben.

Dieser Business-Writing-Kurs hat mir viele Dinge beigebracht, aber nicht viel praktischen Rat gegeben. Nach vielen E-Mails, Plänen und Geschäftsbriefen habe ich einige praktische Verbesserungen vorgenommen, die ich mit Ihnen teilen möchte.

Siehe auch: So erstellen Sie einen Geschäftsplan

Werkzeuge für verbessertes Schreiben:

Üben Business-Schreiben ist der beste Weg, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern, aber Sie benötigen noch einige Werkzeuge, die den Prozess effektiver machen. Nach vielen Versuchen habe ich diese fünf Werkzeuge gefunden, die immer gute Ergebnisse liefern:

1. E-Mail Excellence

Wenn Sie eine wichtige E-Mail schreiben müssen, aber sich selbst in der leeren Nachrichtenbox wiederfinden, ist dies das Werkzeug, das Sie brauchen. Email Excellence bietet eine grundlegende Gliederung für Ihre Nachrichten mit klaren Erläuterungen zu jedem Element. Und es bietet Ihnen sogar Startpunkte.

2. NinjaEssays

Diese Website ist die beste Lösung für Notfallsituationen. Wenn Sie ein dringendes Dokument zur Vorbereitung haben oder Sie einfach nicht den benötigten Inhalt schreiben können, unabhängig von der Frist, können die professionellen Autoren von NinjaEssays helfen. Das Unternehmen bietet Autoren und Redakteure aller Kategorien an, so dass Sie Ihre Geschäftsdokumente in kürzester Zeit schreiben und perfektionieren können.

3. Docstoc

Wenn Sie ein wichtiges Dokument schreiben müssen, z. B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung, eine Besprechungsbenachrichtigung oder eine Überprüfung der Mitarbeiterleistung, sollten Sie prüfen, ob Docstoc ein Formular anbietet. Sie müssen diese Dokumente nicht von Grund auf neu erstellen, wenn Sie mit einer Vorlage bessere und schnellere Ergebnisse erzielen können.

4. Dragon Dictation

Dies ist das perfekte Werkzeug für Geschäftsleute, die normalerweise angenehmer sprechen als schreiben. Sie können Dragon Dictation auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Computer verwenden. Alles, was Sie tun müssen, ist sprechen, und das Werkzeug wird Ihre Worte in Text übersetzen. Anschließend können Sie den Inhalt in ein Word-Dokument, eine E-Mail oder in soziale Medien exportieren.

5. Scrivener

Wenn Sie ein längeres Dokument schreiben müssen, können Sie das in Word noch mehr verwirren. Mit Scrivener können Sie den Inhalt in Abschnitten erstellen und verschieben, bis Sie die richtige Reihenfolge erhalten. Sie können auch Ihre Arbeit erleichtern, indem Sie neben den Absätzen Forschungsinformationen und Notizen einfügen.

Siehe auch: Dinge, die Sie niemals stellen sollten Bewerber

Ein Foto von Bplans (@teambplans) am 19.01.2016 um 12: 15pm PST

Tipps und Tricks:

Vermeiden Sie Wörter zu betonen

Das erste zu vermeidende Wort ist sehr . Es zeigt dich als die am wenigsten kreative Person aller Zeiten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dieses Wort in fast allen Konstruktionen zu ersetzen. Anstatt zu sagen, dass Geschäftsideen von jemandem "sehr konventionell" sind, können Sie das Wort konservativ verwenden. Anstatt einen Jobkandidaten als jemanden mit "sehr starker Persönlichkeit" zu beschreiben, kann man sagen, dass er entschlossen, entschlossen oder unnachgiebig ist.

Vermeiden Sie eine übermäßige Verwendung von Präpositionen.

Diese Wörter und Phrasen sind nützlich, wenn Sie ein fließenden Übergang von einem Absatz zum anderen, aber oft den Text schwächen und unnötige Wortlichkeit hinzufügen. Statt zu schreiben "Wir werden am 12. Februar ein Treffen über Vorschläge zur Budgetverbesserung haben", können Sie sagen: "Wir werden am 12. Februar ein Budgettreffen haben." Beim Business Writing dreht sich alles um Effizienz.

Vermeiden Sie Jargon

Business-Jargon kann Spaß machen, wenn Sie mit Ihren Kollegen sprechen, aber es macht Sie albern in E-Mails und Dokumenten. Wenn Sie das nächste Mal Lust haben, zu schreiben, treten Sie einem Tiger-Team , brennende Plattform , Kernkompetenz , mit der Nadel oder bei Denken Sie außerhalb der Box , Sie sollten einen klareren Weg finden, sich auszudrücken.

Es ist besonders wichtig, Klischees zu vermeiden, wenn Sie mit Personen außerhalb der Geschäftswelt kommunizieren.

Verwenden Sie keine großen Wörter

Unerfahrene Autoren denken, dass die Verwendung von großen Wörtern ihren Inhalt verbessern wird. Ein "intelligentes" Wort wird durch die große Anzahl von Silben bestimmt, die es hat. Sie möchten das Wort statt statt verwenden, beginnen Sie , oder verwenden Sie anstelle von verwenden Sie ? Nicht! Es ist immer besser, sich auf einen einfachen Wortschatz zu verlassen.

Ziel für aktive Stimme

Passive Sätze konzentrieren sich auf die handelnde Person oder Person, so dass der Leser die verantwortliche Person nicht eindeutig identifizieren kann. Passive Stimme klingt oft indirekt und wortreich, was den Prinzipien des Business Writing völlig entgegengesetzt ist.

Anstatt zu sagen "das Projekt wurde von Michael präsentiert", sollten Sie "Michael hat das Projekt vorgestellt." Nachrichten kürzer

Andernfalls riskieren Sie, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu verlieren. Ziel ist es, fünf oder weniger Sätze zu schreiben, die es dem Leser erleichtern, direkt von seinem Smartphone zu lesen und zu antworten. Wenn Sie viele wichtige Dinge zu sagen haben, versuchen Sie, ein Meeting oder eine Videokonferenz zu planen.

Verwenden Sie nicht zu viele Ausrufezeichen

Es ist in Ordnung, einen Punkt im Geschäftsschreiben zu betonen, aber zu viele Ausrufezeichen zu reduzieren Auswirkung.

Erinnere dich: Nimm niemals mehr als ein Ausrufezeichen am Ende eines Satzes. Das macht Sie unhöflich.

Vermeiden Sie Wortwitz

Dies ist die häufigste Schwäche in Geschäftsdokumenten. Sie müssen keine Längenanforderungen erfüllen - diese Tage wurden mit dem Abschluss Ihres Studiums beendet. Anstatt lange Sätze zu schreiben, die die Informationen verwässern, ziele auf kürzere Wörter, die mehr Essenz enthalten.

Kenne dein Publikum

Wenn du eine passende E-Mail schreiben möchtest, solltest du verstehen, was der Empfänger über das Problem weiß Sie konzentrieren sich auf. Sie müssen das Vokabular, den Ton und den Stil Ihres Unternehmens je nach Zielgruppe und Situation anpassen.

Lesen Sie den Inhalt laut

Sehen Sie, wie das Dokument oder die Nachricht vor dem Senden an einen Empfänger klingt. Das hilft Ihnen nicht nur, seinen Stil und seine Klarheit zu verbessern, sondern ermöglicht Ihnen auch, Fehler wie fehlende Wörter, sich wiederholende Sätze und Tippfehler zu finden.

Siehe auch: So verfassen Sie ein Leitbild in 5 einfachen Schritten

Denken Sie daran: Business-Schreiben ist eine wichtige Fähigkeit zu entwickeln.

Als Unternehmer müssen Sie immer einen großen Eindruck hinterlassen. Das Schreiben einer verwirrenden E-Mail ohne Struktur und mehrere Fehler ist nicht der beste Weg, dies zu erreichen. Ganz gleich, wie schwer es scheint, es lohnt sich, an Geschäftsschriften zu arbeiten. Mit den oben aufgeführten Tipps und Tools können Sie sich viel effektiver durch Schreiben ausdrücken.

Haben Sie noch weitere Tipps? Haben Sie eines dieser Tools verwendet, um Sie beim Schreiben Ihres Geschäfts zu unterstützen? Erzähl uns in den Kommentaren.