5 Möglichkeiten, Mitarbeiterdisposition einfach zu gestalten |
Personalplanung und Personalbedarf einfach erklärt mit Beispiel
Es gibt Dutzende von Terminplanproblemen, die die Aufmerksamkeit von Managern und Mitarbeitern gleichermaßen erfordern. Ein gut organisierter Zeitplan hält die Organisation in Bewegung und löst viele komplexe Situationen. Sehen wir uns fünf Möglichkeiten an, um den Prozess zu vereinfachen.
1. Kennen Sie Ihr Team
Der erste Schritt zu einer effektiven Mitarbeiterplanung ist die Erstellung einer Liste von Mitarbeitern, die derzeit für Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung arbeiten. Neben ihren Namen und Rollen sollten Sie auch Kontaktinformationen sowie relevante Qualifikationen und Zertifizierungen bereithalten. Zusätzliche Informationen können sein, ob sie Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung sind, sowie Überstundenbeschränkungen.
2. Erstellen Sie einen Prozess für die Verfügbarkeit von Mitarbeitern
Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre bevorzugten Arbeitszeiten mitzuteilen. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, ihre Präferenzen zu äußern, können Manager eine kollaborative Umgebung fördern. Wenn Sie die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter kennen, können Sie die Mitarbeiter in eine für beide Seiten günstige Arbeitsschicht versetzen. Die Verfügbarkeit kann in einem Kalenderformat oder als Formular gespeichert werden. Mitarbeiter sollten mehr als eine bevorzugte Schicht auswählen können. Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass sie manchmal andere Schichten arbeiten müssen, um alle offenen Geschäftszeiten abzudecken.
3. Machen Sie den Zeitplan leicht zugänglich.
Nachdem Sie den Zeitplan erstellt haben, sollten Sie sicherstellen, dass er für die Mitarbeiter leicht zugänglich ist. Oftmals können Mitarbeiter vergessen, den Zeitplan zu betrachten, wenn sie nicht an einem gut sichtbaren Ort sind. Darüber hinaus ist es für Mitarbeiter leicht, Papierkopien ihrer individuellen Zeitpläne zu verlieren oder zu verlegen. Wenn die Mitarbeiter keinen einfachen Zugang zum Zeitplan haben, werden sie oft zu spät zur Arbeit erscheinen (wenn sie überhaupt auftauchen).
4. Planen Sie das Schlimmste
Denken Sie bei der Gestaltung des Arbeitsplans an den Notfallfaktor. Ein gut durchdachter Zeitplan enthält einen Plan B, so dass der Manager nicht in Panik geraten muss, wenn ein Mitarbeiter nicht erscheint oder für einen Notfall abreisen muss. Eine gut organisierte Verfügbarkeitstabelle hilft auch hier. Manager sollten auch klar definierte Regeln für Schichtgeschäfte und Abwesenheiten haben.
5. Planen Sie die richtige Person für den Job
Verwenden Sie Ihre Mitarbeiterliste, um sicherzustellen, dass Sie Mitarbeiter entsprechend ihren Talenten und Fähigkeiten einplanen. Manchmal, besonders in unterbesetzten Umgebungen, sind Manager gezwungen, die Schichten auch mit Mitarbeitern zu besetzen, die nicht den Anforderungen am besten entsprechen. Dies kann die Arbeit erledigen; Ihr Geschäft wird jedoch stark von Prozessen profitieren, die perfektioniert werden und nicht abgeschlossen werden. Die ständige Planung von Mitarbeitern in Positionen, die nicht ihren Präferenzen oder Fähigkeiten entsprechen, kann sich auch negativ auf die Mitarbeitermoral auswirken.
Um die Mitarbeiterplanung zu vereinfachen, sollten Sie den manuellen Verwaltungsprozess durch eine Softwarelösung ersetzen. Effektive Planungssoftware bietet Konfliktmanagement, um fehlerfreie Zeitpläne zu erstellen und die Flexibilität zu bieten, um Ihre speziellen Anforderungen zu erfüllen. Wie auch immer Sie Ihre Planung durchführen, indem Sie alle Ihre Schichten mit der richtigen Person abdecken, während Sie den Prozess effizienter und weniger stressig machen, sollte Ihr ultimatives Ziel sein.
Kalenderbild mit freundlicher Genehmigung von Shutterstock
