Risikomanagement für gemeinnützige Organisationen: 10 Möglichkeiten, Betrug zu mindern

Gemeinnützige Organisationen haben ihr Herz vielleicht am richtigen Ort, aber wie jede Organisation, die Geldgeschäfte durchführt, ist das Betrugsrisiko allgegenwärtig. Kelly and Owns, LLC schätzte den Betrug im Jahr 2008 auf 84 Milliarden US-Dollar, wobei die häufigste Ursache der Mangel an internen Kontrollen war. Von Kirchen bis zu Wohltätigkeitsorganisationen müssen gemeinnützige Organisationen die geeigneten Vorkehrungen treffen, um sich vor korrupten Einzelpersonen und verlogenem Management zu schützen. Wir haben 10 Techniken beschrieben, um das Risiko betrügerischer Aktivitäten bei gemeinnützigen Organisationen zu reduzieren. Während dieser Artikel eine solide Einführung in die Betrugsbekämpfung bietet, möchten wir Sie dringend bitten, viel Zeit in die Erforschung dieser entscheidenden Facette des gemeinnützigen Sektors zu investieren.

1. Mit gutem Beispiel vorangehen

Eine der einfachsten Techniken, die das Management anwenden kann, besteht darin, die ethischen Prinzipien der Organisation klar zu machen. Dies kann auf zwei Arten erfolgen: direkt und indirekt. Behandeln Sie das Problem direkt, indem Sie die Betrugsbekämpfung in die Schulung der Mitarbeiter integrieren. Machen Sie klar, dass dieses Verhalten genau überwacht wird, und die Täter werden im vollen Umfang des Gesetzes verfolgt. Verstärken Sie diese Nachricht auf indirekte Weise durch ein Verwaltungsbeispiel. Die Führungskräfte der Organisation sollten konsequent Ehrlichkeit und Wachsamkeit beweisen, wenn sie inakzeptables Verhalten erkennen und disziplinieren. Verwandeln Sie Ihre Organisation nicht in ein paranoides, anklagendes Regime, sondern lassen Sie Mitarbeiter und Freiwillige fest und freundlich wissen, dass sie beobachtet werden.

2. Teile und erobere

Es gibt Sicherheit in Zahlen. Während dieses Sprichwort normalerweise Schutz vor feindlichen äußeren Kräften suggeriert, ist es gleichermaßen anwendbar bei der Erkennung von Bedrohungen von innen. Dies ist eine wichtige allgemeine Richtlinie, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie auf jeder Ebene der Organisation Prüfungen durchführen. Teilen Sie die Aufgaben so, dass Geld von mehreren Personen verwaltet und überwacht werden muss. Eine einzelne Person, die alleine handelt, ist weniger wahrscheinlich, Betrug zu versuchen, wenn andere an einer Transaktion beteiligt sind. Beispielsweise wäre es nach einer Spendenaktion eine schlechte Praxis, eine einzelne Person mit dem Zählen, Aufzeichnen und Einlegen von Geldspenden zu beauftragen.

3. Bestätigen Sie Ihr Bankkonto

Das Geld in der Bank ist möglicherweise nicht so geschützt, wie es sollte. Beschränken Sie den Zugang zu Geldmitteln durch ein paar einfache Vorsichtsmaßnahmen erheblich. Verwenden Sie zunächst keine Debitkarte. Der Lastschriftschutz ist begrenzt und es kann schwierig sein, das fehlende Geld zurückzuholen. Zweitens richten Sie Ihr Konto ein, um Bargeldabhebungen zu verbieten. Bargeld ist eine rutschige Substanz. Auszahlungen sollten in Form eines Schecks erfolgen, der beim Buchhalter ausgestellt wird. Dies fügt einen zusätzlichen Schritt hinzu, der die Verfolgung und Kontrolle der Abhebungen erleichtert.

4. Sorgfältige Buchhaltung

Jede Organisation benötigt ein sorgfältig und gründlich dokumentiertes Buchhaltungssystem. Dies ist möglicherweise der einfachste Weg, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Ein effektives System einzurichten, bedeutet einfach alles aufzuzeichnen. Standardisieren Sie ein Mittel zum Abschreiben jeder Geldtransaktion, egal wie klein sie ist. Notieren Sie, wer was wann macht. Behalte im Beispiel von Spendengeldern im Auge, wer das Geld einsammelt, wer das Geld zählt, wer Re zählt das Geld, wer das Geld hinterlegt und so weiter. Richten Sie klare Papierwege ein, die Sie leicht bis zur Quelle verfolgen können. Je nach Umfang Ihres Betriebs ist es möglicherweise keine schlechte Idee, einen Non-Profit-Experten für Rechnungswesen einzustellen.

5. Verwenden einer Kreditkarte

Ihre Organisation wird wahrscheinlich von der Verwendung einer Geschäftskreditkarte profitieren. Bargeld und Schecks sind nicht immer praktisch und Debitkarten sind, wie bereits erwähnt, keine gute Idee. Kredite haben einen besseren Schutz und belasten Ihr Geld bei Betrug nicht. Der Schlüssel bei der Verwendung einer Kreditkarte ist das Aufbewahren von Quittungen. Stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Einkauf eine Quittung beschaffen, dokumentieren und einreichen. Überprüfen Sie die Belege am Ende jedes Abrechnungszeitraums noch einmal, und stellen Sie sicher, dass sich die Gesamtkosten auf den Betrag auf Ihrem Kontoauszug summieren.

6. Überprüfung der Mitarbeiter

Es ist offensichtlich, ein vertrauenswürdiges Team zusammenzustellen. Dies beinhaltet die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen bei potenziellen Mitarbeitern. Informieren Sie sich im Vorfeld, ob der Antragsteller ein Fehlverhalten in der Vergangenheit hat. Dadurch können Sie eine Welt voller Schwierigkeiten retten. Fordern Sie auch Referenzen an und nehmen Sie Kontakt mit ihnen auf. Wenn ein paar verlässliche Quellen für den Bewerber einstehen können, ist dies ein guter Anfang. Nutzen Sie die Interviewzeit, um Betrugsprobleme zu beheben. Sie können den Charakter des Bewerbers durch einfache Konversation ablesen. Führen Sie ihn durch hypothetische Szenarien, die sich auf Betrug beziehen. Dadurch werden Sie über den Denkprozess des Bewerbers informiert und die Nachricht gesendet, dass Ihre Organisation solche Angelegenheiten ernst nimmt.

7. Legen Sie ein Budget fest

Sie können nicht viel grundlegender als dies. Setzen Sie ein Budget und bleiben Sie dabei. Auf diese Weise können Sie wissen, wohin Ihr Geld gehen wird, bevor es tatsächlich dorthin geht. Durch die Schaffung von Erwartungen können Sie sehen, wohin Ihr Geld gehen sollte, und es mit der Realität der Situation vergleichen. Budgetierung wird dazu beitragen, übermäßige Ausgaben zu vermeiden. Sie werden wissen, wie viel Geld in jede Kategorie investiert werden sollte, um Diskrepanzen besser erkennen zu können. Es ist wahrscheinlich, dass Sie Ihr Budget im Laufe der Zeit anpassen müssen. Das ist gut. Unabhängig von der Vorhersagbarkeit zukünftiger Vermögenswerte sollten Sie immer mit einem auf Ihren besten Schätzungen basierenden Budget fortfahren.

8. Audits

Regelmäßige Überraschungsaudits helfen, die Finanzen der Organisation zu überprüfen. Audits werden zwar nicht ausschließlich zur Aufdeckung von Betrug durchgeführt, sind aber für die Überprüfung des Geldflusses von entscheidender Bedeutung.Nicht alle Organisationen können sich eine Prüfung leisten. Wenn dies der Fall ist, wenden Sie sich zur Überprüfung der Abrechnungsinformationen und des Transaktionsverlaufs an eine andere externe Partei. Eine externe Partei kann als dringend benötigte zweite Gruppe von Augen fungieren und dabei helfen, Versehen zu erkennen. Neben der eigentlichen Aufdeckung von Betrug verdoppeln solche Überprüfungen auch präventive Maßnahmen, indem die Mitarbeiter darüber informiert werden, dass das Unternehmen aktiv auf Fehltritte achtet.

9. Unterschriften auf Schecks

Wenn Sie zwei Unterschriften zu Schecks im Namen der Organisation anfordern, stellen Sie sicher, dass mindestens zwei Personen die Transaktion geprüft und genehmigt haben. Dies wiederum geht auf die Aufteilung der Arbeitskraft und die Erhöhung der Anzahl der zum Abschluss einer Transaktion erforderlichen Personen zurück. Wenn eine Person Schecks ohne Aufsicht schreiben darf, steht die Tür für Betrug weit offen. Blankoschecks sollten nach Möglichkeit auch vermieden werden.

10. Portokasse

Betrugsbekämpfung tritt auf allen Ebenen der gemeinnützigen Organisationen auf. Die meisten Organisationen haben für kleine, oft unvorhersehbare Transaktionen einen Vorrat an Bargeld. Machen Sie nicht den Fehler, den Überblick darüber zu verlieren, wie wenig Bargeld ausgegeben wird. Ja, es ist in der Regel für verschiedene Dinge gedacht, aber da es sich um Dollarnoten handelt, kann man leichtes Bargeld leicht missbrauchen. Behalten Sie die Quittungen und führen Sie eine strikte Aufzeichnung der Ausgaben. Eine sorgfältige Kontrolle kleiner Transaktionen wird Betrug auf höheren, nachteiligeren Ebenen verhindern.